Консалтинг при внедрении ERP систем

За последние несколько лет, многие крупные предприятия, вышедшие в лидеры своей отрасли, стали внедрять информационные интегрированные системы класса ERP. Итак, что же такое ERP система? В переводе с английского ERP (Enterprise Resource Planning) означает – планирование ресурсов предприятия.

    Существует несколько определений. Например:
  1. ERP система – класс интегрированных систем управления, представляющая собой унифицированную централизованную базу данных, единое приложение и общий пользовательский интерфейс для управления финансово-экономической деятельностью: производственной, экономической и финансовой, сбытовой, закупочной, хранения продукции и материалов и множества других [1].
  2. ERP система – это такой комплекс программных средств и управленческих решений, который позволяет в необходимые сроки с максимальной точностью выполнить заказ потребителя, путем правильного планирования, перераспределения и направления всех ресурсов предприятия [2].
  3. Системы класса ERP – это набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия [3].

Во всех приведенных определениях прослеживается единый стержень – комплекс программных средств, интегрированная система. Это на самом деле так. Однако необходимо расставить акценты. Прежде всего, на наш взгляд, это не программный продукт, а механизм, позволяющий руководству компании видеть общую картину своего предприятия.

«Картина предприятия» – структурированная информация о его деятельности, представленная в виде управленческих отчетов, различных диаграмм, позволяющих принимать управленческие решения. Безусловно, для того, чтобы формировать подобные отчеты, необходима единая база данных всех операций, существующих в организации (финансовые, складские, взаимодействия с клиентами и т.д.). Также необходим удобный пользовательский интерфейс, позволяющий регистрировать каждую свершенную операцию.

Однако, получить общую картину предприятия, разработать именно те управленческие отчеты, которые будут подсказывать оптимальные управленческие решения без консалтинга невозможно.

Исходя из практического опыта автора данной статьи, целями внедрения ERP системы, как правило, не является установка такого программного обеспечения. Очень редко целью проекта по внедрению является получение единой базы данных операций. Предпосылками такой цели является недостаточный уровень автоматизации на предприятии и выдвигаются, как правило, IT директорами.

    Основными целями внедрения ERP систем являются:
  1. Внедрение современной финансово-управленческой системы для повышения управляемости компании и, как следствие, увеличение прибыльности и ее рыночнойстоимости;
  2. Обеспечение руководства Компании оперативной, полной и достоверной информацией, необходимой дляпринятия обоснованных управленческих решений на правленныхна повышение прибыльности компании;
  3. Повысить управляемость и эффективность работы компании и обеспечить технологическую основу для динамичного развития бизнеса при обязательном сохранении высокого качества обслуживания клиентови чётком контроле издержек.
  4. Внедрение современной автоматизированной системы управления охватывающей области бухгалтерского, управленческого учета и учета товарно-материальных ценностей для повышения эффективности работы предприятия, за счет анализа себестоимости и прибыльности выпускаемой продукции и услуг, оперативного планирования ивнедрения процесса бюджетирования.

Как видно из приведенных примеров, упор делается на формирование новых, оптимизированных бизнес-процессов работы предприятия.

Как бы не казалось это парадоксальным, заказчик ERP системы обычно не может сам четко и ясно сформулировать цель ее внедрения. Необходимость покупки системы (заметим, довольно дорогостоящей системы) такого класса осознается руководством на интуитивном уровне в самом общем плане. У руководства компании, как правило, есть лишь общее мнение на счет того, что бы он хотел получить от этой системы. На помощь приходят консалтинговые компании. Как правило, они же и являются поставщиками подобных систем.

Таким образом, мы подходим к методологии внедрения ERP систем, которой пользуются специалисты компании-консультанта.

В настоящий момент существует достаточно много методологий. Суть этапов или выполняемых шагов у всех примерно одинакова.Рассмотрим для примера Microsoft Business Solutions Partner Methodology [4].

    Данная методология представляет из себя ряд последовательно выполняемых шагов:
  1. Предварительное обследование бизнес-процессов заказчика (Диагностика);
  2. Анализ;
  3. Дизайн;
  4. Разработка и Тестирование;
  5. Развертывание;
  6. Начальное сопровождение.

Определение цели внедрения ERP системы осуществляется на этапе Диагностики. Специалисты консалтинговой компании изучают существующие ключевые бизнес-процессы работы предприятия, выявляют «узкие места» в работе персонала, описывают бизнес-процессы и процедуры их осуществления в виде UML диаграмм, выявляют основные потребности бизнеса, определяют ожидаемые результаты, сроки, бюджет и критерии успеха будущего проекта.

Задача консультанта на данном этапе помочь - сформулировать четкие и ясные цели будущего проекта, составив один из основополагающих документов - «Концепция проекта». От качества проведения данного этапа работы и серьезности подготовленного документа часто в значительной степени зависит успех проекта в целом [5]. Недостаточно только описать процессы, необходимо их переосмыслить и предложить новые. Возможно, это могут быть процессы уже заложенные в ERP систему, а может быть потребуется их реинжиниринг. Не секрет, что неправильно сформулированная цель всего проекта приведет к его краху.

В любом случае, работа консультантов не окажется бесполезной для заказчика, так как позволяет, во-первых, получить взгляд со стороны на свою компанию, а во-вторых, позволяет руководству в подготовленном отчете консультантов увидеть существующие проблемы на рабочих местах. Это достаточно важно, так как зачастую бывает такая картина: руководство, читая полученный отчет, узнает о серьезных проблемах своего бизнеса, после чего начинает разбираться, отодвигая консультантов в сторону с фразой «спасибо, пока подождите, мы сейчас будем разбирать существующие проблемы и искать их решение». В данном случае, задача консультанта активно помочь руководству компании в решении этих проблем, предлагая возможные новые бизнес-процессы работы, опираясь на свой опыт.

Следующая стадия «Анализ» - предполагает детальное обследование и описание предприятия заказчика, изучение функциональных требований к системе, документирование перечня требуемых модификаций и доработок.

Резонно возникает вопрос: «А как же описанные бизнес-процессы на стадии Диагностика?» Ответ очень прост – Диагностика осуществляется до момента подписания контракта и служит для понимания консультантом бизнеса заказчика, а заказчиком – квалификации консультантов.

Стадия «Анализа» является основополагающей стадией всего проекта, так как регламентирует будущие бизнес-процессы и работу ERP системы. Роль консультантов на данном этапе очень велика. Именно консультант, исходя из своей квалификации, практического опыта, умения проводить системный анализ, формулирует и описывает будущие процессы работы всей компании.

    Из практического опыта автора настоящей статьи можно сформулировать один из основных подходов к работе ввиде следующих шагов:
  1. Провести интервью с каждым из пользователей будущей системы на предмет выполняемых бизнес-процессов по каждой из функции сотрудника компании;
  2. Определить функциональные требования будущих пользователей к внедряемой системе;
  3. Описать полученные бизнес-процессыв виде UML диаграмм;
  4. Составить общую карту выполняемыхбизнес-процессов;
  5. Наложить карту бизнес-процессов, реализованных в ERP системе;
  6. Провести системный анализ, цель которого - понять имеющиеся расхождения в бизнес-процессах;
  7. Сформировать и описать будущие бизнес-процессы, устранив «узкие места» в работе компании;
  8. Зафиксировать требуемые модификации системы в документе «Функциональные требования»;
  9. Утвердить (защитить) проект будущихбизнес-процессов у руководства компании.

Естественно, данная работа требует высокой квалификации консультанта. Он должен не только обладать знаниями о работе ERP системы , но и быть специалистом в разных областях: управленческий учет, бюджетирование, логистика, бухгалтерский учет, производство и прочее.

Следующая стадия «Дизайн» предполагает детальное проектирование модификаций и доработок функциональности ERP системы, уточнение подходов к разработке и испытаниям проекта.

Задача консультанта на данной стадии заключается в формировании технического задания - «Концептуального Дизайна» - программистам по реализации сформированных на стадии «Анализа» бизнес-процессов в ERP системе.

Работа консультанта на данной стадии также очень значима, поскольку поставить задачу гораздо труднее, чем ее реализовать. Как следствие, неправильно сформулированное техническое задание может дать совершенно не тот результат, который ожидает не только сам консультант, но и заказчик.

Главное для консультанта – четко представлять конечный результат, который должен быть достигнут после реализации технического задания программистами.

    Исходя из опыта автора настоящей статьи, подход кформированию корректного технического задания реализуетсяв следующих шагах:
  1. Сформулировать несколько вариантовпроверки конечного результата;
  2. Сформулировать несколько контрольных примеров;
  3. Написать алгоритм выполнения той или иной задачи в виде текста, понятном программистам;
  4. Протестировать реализованное техническое задание в системе, используя подготовленные контрольные примеры;
  5. Сопоставить полученные результатыс предполагаемыми;
  6. В случае необходимости, указать программистам на некорректную работу системы, либо скорректировать техническое задание.

Следующая стадия «Разработка и Тестирование» предполагает работу консультанта в качестве тестера реализованных технических заданий. Алгоритм работы консультанта указан в предыдущей стадии.

    В целом данная стадия включает в себя:
  1. Реализацию и первичное тестирование модификаций и доработок функциональности;
  2. Установку и настройку системы;
  3. Планирование проведения испытаний;
  4. Доработку по результатам испытаний.

Следующая стадия - «Развертывание» - предполагает подготовку и настройку рабочей системы, перенос начальных данных из старой системы, разработку пользовательской документации, тренинг конечных пользователей, планирование и запуск в рабочую эксплуатацию, сдачу-приемку проекта внедрения ERP системы.

Работа консультанта, в основном, состоит в понимании процедурыпереноса данных. Например, необходимо перенести начальные остатки по счетам бухгалтерского учета в новую систему. Для этого консультант должен отчетливо понимать, что результатом данной операции является получение бухгалтерского баланса.

Стадия начального сопровождения предполагает сопровождение функционирования системы в режиме рабочей эксплуатации, устранение выявленных несоответствий.

Работа консультанта на данной стадии заключается в максимальной поддержке пользователей по работе с системой.

На данной стадии действуют в рабочем режиме заложенные новые оптимизированные бизнес-процессы, оценивается труд консультанта и определяется достижение поставленной на стадии «Диагностики» цели проекта.

В заключении хотелось бы отметить, что, покупая систему класса ERP, предприятие приобретает не программный продукт, а труд консультанта.

    Список литературы:
  1. http://www.jba.ru/s21_200/p1.htm
  2. Cox, James F., III, John H. Blackstone, and Michael S. Spencer, eds. APICS Dictionary, 8th ed., Falls Church, VA: APICS – The Educational Society for Resource Management, 1995.
  3. http://www.e-commerce.ru
  4. http://www.navision.ru
  5. Колесников С. Н. Инструментарий бизнеса: современные методологии управления предприятием. Статус-Кво. 2001.

Иванов Роман ОАО «ЦМД-софт»
Журнал "Финанс" выпуск №2 2004

Истории успеха

История успеха

Клиенты о решениях



Rambler's Top100 Яндекс.Метрика