Постановка и автоматизация бюджетного процесса на ERP системе

В данной статье рассматриваются важные моменты, связанные с постановкой и автоматизацией бюджетного процесса в компании, а также требования, которые должны предъявляться к программному продукту, призванному автоматизировать этот процесс.

Как известно, постановка процесса бюджетирования в компании обусловлена необходимостью обеспечения менеджеров полной и достоверной информацией для принятия управленческих решений, связанных с контролем, прогнозированием и планированием финансово-хозяйственной деятельности. Не будет преувеличением сказать, что от того, как работает бюджетный процесс, в большой степени зависит успешность ее деятельности.

Бюджетирование - процесс разработки и составления бюджетов (смет) в соответствии с целями хозяйственной и финансовой деятельности компании.

Управленческий учет - часть бухгалтерского учета, охватывающая все виды учетной информации, которая измеряется, обрабатывается и используется в организации.

Система бюджетирования отдельной компании является в большинстве случаев уникальным решением, направленным на обеспечение эффективного управления именно этой компанией. Посредством бюджетирования формируется управленческая информация для принятия решений руководством. Разработка, анализ и контроль бюджетов - важнейшие составные части управленческого учета. В начале отчетного периода, на который разрабатывается бюджет, он является планом или эталоном, по которому стремится работать компания, а в конце этого периода - средством оценки достигнутых результатов.

    Таким образом, бюджетный процесс поможет руководству:
  • эффективно планировать финансово-хозяйственную деятельность компании с учетом ее конкретных целей;
  • заранее определить критические показатели в деятельности компании и быстро реагировать на проблемы, возникающие в ходе работы.

Следует отметить, что правильно организованный бюджетный процесс способствует не только решению проблем краткосрочного планирования, но и достижению стратегических целей компании, поэтому необходимо особое внимание уделять вопросу постановки процесса бюджетирования.

Предварительное обследование и постановка задачи

Перед постановкой бюджетного процесса следует проводить этап предварительного обследования бизнес-процессов (бизнес-диагностики) компании, чтобы сформулировать концепцию системы бюджетирования. На данном этапе определяются основные цели будущего проекта внедрения.

    Практика показывает, что предварительное обследование и постановку бюджетирования целесообразно построить следующим образом:
  • провести оценку текущего состояния организационной структуры и системы управления в компании, описать существующие бизнес-процессы;
  • разработать и утвердить финансовую структуру;
  • изучить существующие в компании формы отчетности;
  • составить бюджетную классификацию, форматы бюджетов, определить периодичность их составления;
  • разработать структуру характеристик (измерений) на основе информации об отчетах, используемых руководством для контроля за деятельностью компании, в разрезе которых будет рассматриваться та или иная бюджетная операция;
  • определить концепцию будущего процесса бюджетирования;
  • создать регламенты, обеспечивающие четкую структуризацию этого процесса в соответствии с разработанной концепцией.

Исходя из концепции бюджетного процесса, можно сформулировать функциональные требования, которыми необходимо руководствоваться при выборе программного обеспечения.

Сегодня успешная постановка процесса бюджетирования невозможна без автоматизации. В России уже сформировался достаточно обширный рынок IT-предложений по автоматизации бизнес-процессов. Существует много различных специализированных программных продуктов, позволяющих автоматизировать процесс бюджетирования. Кроме того, функциональность, обеспечивающая автоматизацию этого процесса, может отдельными модулями входить в состав систем класса ERP. Выбор программного продукта зависит главным образом от тех требований, которые были определены на этапе бизнес-диагностики. Предпочтение следует отдавать тем продуктам, которые способны наиболее оптимальным образом подстроится под бизнес-процессы компании, максимально облегчив при этом работу пользователя.

Проблемы автоматизации

Под автоматизацией в данной статье понимается внедрение программного продукта, обеспечивающего поддержку бизнес-процесса на основе современных технологий.

Существует два подхода к постановке процесса бюджетирования и его автоматизации. При первом подходе, как правило, привлекаются консультанты той консалтинговой фирмы, у которой был приобретен программный продукт. При втором подходе постановка бюджетирования ведется собственными силами.

На успех автоматизации процесса бюджетирования влияют человеческий фактор и выбор программного обеспечения.

В процессе постановки и начального функционирования системы бюджетирования часто возникает проблема, связанная с недостаточной квалификацией сотрудников компании и, как следствие, с их нежеланием принимать предлагаемые нововведения. Поэтому руководство должно реально оценить профессиональный уровень своих сотрудников, задействованных на различных участках, и с учетом этого подходить к автоматизации процесса бюджетирования. Важно, чтобы персонал на всех уровнях осознавал необходимость и значимость данного процесса. Если при внедрении системы бюджетирования компания использует первый подход, то важную роль также играет и квалификация сотрудников консалтинговой фирмы.

Проблемы, касающиеся выбора программного обеспечения, решить значительно проще. Как мы знаем, для этого достаточно четко сформулировать функциональные требования, предъявляемые к нему. Полезно также иметь представление о том, насколько будет соответствовать программное обеспечение бизнес-процессам компании, если ее деятельность расширится, например, на 20%.

Конечная цель любой программы - свести к минимуму объем ручной обработки информации. Рассмотрим основные механизмы, которые должны быть реализованы в программных продуктах, автоматизацию процесса бюджетирования для достижения этой цели.

Выбор программного продукта

Прежде всего, в программном продукте должна быть предусмотрена гибкая возможность внесения плановых данных бюджета. Хорошо, если он предлагает несколько способов, например: экспорт данных из Microsoft Excel или других внешних систем, автоматическое занесение данных исходя из учтенных ранее операций и др. Любой из реализованных в программном продукте механизмов должен быть гибким и направленным на удобство конечного пользователя.

Процесс исполнения бюджета играет важную роль в период текущей финансово-хозяйственной деятельности компании, поэтому должны быть реализованы механизмы, которые в момент учета финансовых операций автоматически отражают их в бюджете. Данный механизм актуален в том случае, если финансовый и управленческий учет ведутся одновременно на базе одного программного продукта. Следует отметить, что такой способ, по нашему мнению, является наиболее оптимальным.

Если бюджетные операции учитываются отдельно от финансовых, должна быть предусмотрена возможность участия главных распорядителей бюджета в процессе его исполнения непосредственно в программе, обеспечивающей автоматизацию бюджетирования. В связи с этим возникает потребность в использовании механизма формирования бюджетных заявок, благодаря которому через сотрудника финансово-планового отдела лица, ответственные за строки бюджета, влияют на формирование итоговых цифр в системе.

Важным моментом в процессе исполнения бюджета являются регламенты. Исходя из регламентов, зафиксированных в положении о бюджетировании, в программном продукте должны быть настройки, запрещающие выполнение нерегламентированных операций. К таким операциям могут относиться: перераспределения бюджетных сумм между подразделениями компании, разовый расход установленного лимита со строки бюджета, расход суммы со строки распорядителем, не являющимся ответственным за эту строку, и др.

Необходимое условие для просмотра текущих данных - способность многомерного представления такого рода информации. Чем лучше реализован данный механизм в программном продукте, тем легче будет в процессе работы конечным пользователям. Для анализа исполнения бюджетов важна возможность получать необходимую отчетность. Практика показывает, что наилучшим вариантом является формирование отчетности об исполнении бюджета в формате Microsoft Excel.

Мощный механизм настраиваемых финансовых отчетов используется во многих программных продуктах. Зачастую он является тем средством, на котором базируется весь процесс бюджетирования в программном продукте. Достаточно гибким считается вариант, когда бюджеты центров финансовой ответственности, получаемые при помощи данного механизма, представляют собой различные вариации одного общего мастер-бюджета. В этом случае решается такая насущная в обычной практике проблема, как соответствие бюджетов.

Под универсальностью программного продукта подразумевается одновременная возможность, как разделения общего бюджета, так и консолидации всех бюджетов в один мастер-бюджет в зависимости от варианта построения бюджетирования в организации: «сверху вниз» или «снизу вверх».

Просмотр и анализ отчетности - это важные моменты в контроле за исполнением бюджетов, поэтому во многих программных продуктах механизм представления отчетности настолько универсален, что позволяет просматривать и анализировать отчеты бюджета через web-интерфейс с использованием Microsoft Explorer. Данное решение используют руководители подразделений компании, которых главным образом интересует оперативное представление промежуточной итоговой информации в наиболее приемлемом виде.

Следующим требованием, которое необходимо предъявлять к программному продукту, является возможность разграничения прав доступа к информации, связанной с бюджетированием. В этом случае оптимальным является решение, обеспечивающее доступ конкретных пользователей к разрешенной им информации путем динамического формирования доступных ему пунктов меню и отчетов в программном продукте.

В. Марченко
Компания «ЦМД-софт»
Финансовая газета № 50 от 14.12.2005 г.

Истории успеха

История успеха

Клиенты о решениях



Rambler's Top100 Яндекс.Метрика