Автоматизация деятельности закупочного подразделения компании

Решение предназначено для комплексной автоматизации документооборота подразделения компании занимающегося закупкой.

Преимущество решения

  • Повышение прозрачности закупочной деятельности;
  • Обеспечение конфиденциальности полученных предложений;
  • Сокращение времени на подготовку и проведение закупочной процедуры;
  • Увеличение производительности труда сотрудников;
  • Согласование и утверждение тендерной документации в рамках внутренних подразделений компании;
  • Рейтинг партнеров, недопущение к участию недобросовестных поставщиков;
  • Формирование базы потенциальных поставщиков;
  • Автоматическая рассылка приглашения с необходимой документацией поставщикам для участия в тендере;
  • Автоматический анализ полученных предложений и определение кандидата в победители тендера;
  • Автоматическое формирование протокола закупочной комиссии о выборе поставщика;
  • Оперативное формирование дочерних закупочных процедур для разделения основной закупочной процедуры, а также организация "второго круга" тендера;
  • Передача в учетную систему закупочной спецификации и информации о победителе процедуры для подготовки проекта договора;
  • Консолидированная отчетность;
  • Контроль загруженности сотрудников;
  • Интеграция с внешней тендерной площадкой;
  • Централизованное хранение документации по всем закупочным процедурам;
  • Проведение закупок в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Функциональность решения

Для удобства проведения тендеров, бизнес-процесс разделен на несколько стадий.

Стадия 1. Создание закупочной процедуры

На первом этапе работы с системой, необходимо создать новую закупочную процедуру, указав всех сотрудников, участвующих в закупочной процедуре, и критерии выбора победителя. На данной стадии в системе формируется закупочная спецификация.

Стадия 2. Согласование и утверждение

Вся информация по созданной закупочной процедуре направляется на согласование и утверждение руководству. В случае обнаружения несоответствий, происходит возврат на первую стадию для доработки. В случае утверждения процедуры, происходит переход на этап рассылки приглашений поставщикам к участию в тендере.

Стадия 3. Рассылка уведомления и сбор предложений

На данном этапе происходит автоматическая персонифицированная рассылка писем-приглашений, содержащих стандартизированную тендерную документацию.

Поставщику необходимо лишь заполнить все присланные документы (спецификации) и отправить их ответным письмом. При получении письма от поставщика система автоматически прикрепляет ответное письмо к соответствующей закупочной процедуре.

Стадия 4. Определение лучшего предложения

На дату завершения тендера, система производит автоматическую обработку («вскрытие конвертов») всех поступивших предложений от поставщиков с автоматическим разбором присланной спецификации. Закупщик может сформировать отчет по всем присланным предложениям, в котором система ему предложит оптимальный вариант разделения спецификации по поставщикам. Закупщик может либо согласиться с предложенным вариантом либо внести необходимые коррективы.

Результат работы тендерной комиссии по выбору победителя отражается в карточке закупочной процедуры. Там же прикрепляется «Протокол выбора победителя».

Стадия 5. Утверждение и завершение закупочной процедуры

На данном этапе утверждается победитель закупочной процедуры, после чего происходит автоматическое формирование проекта договора с поставщиком-победителем, содержащим как его реквизиты, так и его условия поставки в соответствии с закупочной спецификацией. Информация о лучшем предложении и договор отправляются поставщику-победителю, таким образом тендер считается завершенным.

Скриншоты