Электронное досье клиента \ Клиент 360

Решение разработано для централизованного учета и хранения документов клиентов при смешанном бумажно-электронном документообороте. Решение может быть использовано в крупных территориально распределённых финансовых организациях, таких как банки, страховые или лизинговые компании, а также во всех компаниях, которым для своей профессиональной деятельности необходимо осуществлять процедуру сбора и структурированного хранения информации в виде персонализированной папки (досье) с оригиналами бумажных документов, а также работать с их электронными образами (сканобразами).

Преимущество решения

  • Снижение потребности в запросах из архива бумажных оригиналов документов, составляющих клиентское досье, за счёт оперативного доступа к информативным электронным копиям;
  • Снижение количества ошибок в сборе досье, задействовав механизмы проверки комплектности документов;
  • Снижение рисков связанные с потерей оригинального досье, благодаря постоянному отслеживанию его местонахождения;
  • Мониторинг для отслеживания качества исполнения процесса делопроизводства в целях своевременного реагирования на инциденты и оперативного управления ходом работы.

Функциональность решения

Решение позволяет организовать процессы создания и ведения досье клиента во фронт-офисных системах компании: наладить процессы комплектации, работы с документами, передачи на хранение и отслеживание нахождения оригиналов документов. Решение «ЦМД-софт: Электронное досье клиента» предоставляет доступ к информации об электронных образах и местонахождению бумажных документов сотрудникам всех подразделений организации в соответствии с их правами доступа. Благодаря технологическим особенностям реализации решения поддерживаются процессы работы как с оригинальными бумажными документами, так и с их электронными версиями.

Функциональные возможности решения:
  • Формирование и комплектация досье клиента. Решение позволяет автоматически сформировать досье клиента на определённом этапе бизнес-процесса и прикрепить все необходимые документы, информация о которых загружена в систему. Одновременно с этим, функциональность системы снабжена гибким алгоритмом, позволяющим осуществлять проверку на комплектность документов в соответствии с требованиями этапа выполняемого процесса. Решение отслеживает факт предоставления каждого документа, наличие его электронной копии и, в том случае, если какой-либо обязательный документ не был добавлен в досье, система проинформирует сотрудника о недостающих документах. Также, при необходимости, решение позволяет объединить несколько досье в так называемые «Сшивы» (Дела).
  • Движение досье и ведение полной истории. Каждое перемещение досье клиента с оригиналами документов комплектуется и производится на основании генерируемого в системе по запросу ответственного сотрудника передаточного Акта (описи). Функциональность решения позволяет отследить все перемещения досье с бумажными документами: отправку в хранилище, перемещение в архив или выдачу по запросу сотруднику.
  • Довложения к досье. В решении предусмотрен механизм добавления документов к существующему досье, переданному в хранилище. Этот механизм позволяет пополнять досье новыми и актуализированными документами. Перемещение довложений организовано по аналогии с движением досье, но при попадании в хранилище документ из довложения прикрепляется к досье.
  • Помещение досье на хранение. В решении организован учет мест хранения досье с сохранением истории перемещений внутри хранилища. При создании нового места хранения происходит автоматический поиск свободного места по алгоритмам позволяющим наиболее оптимально расположить документы в хранилище. При этом, если сотрудника не устраивает место, предложенное системой, он может самостоятельно произвести выбор подходящего места. Совокупность всех мест хранения в системе представляет собой картотеку хранилища, которая позволяет быстро находить расположение требуемого досье.
  • Отчеты по просрочкам отправки, принятия и заполнения досье. Мощные средства отчётности, заложенные в систему, позволяют получать картину по всем этапам «жизненного цикла» электронных досье. Например, запросить отчет по всем досье, у которых были задержки в отправке или принятии в хранилище. А также, есть возможность получения отчетов по досье, прикрепление документов к которым не было произведено в установленный срок. Наличие таких инструментов позволяет отслеживать проблемные места в бизнес-процессе и своевременно вносить корректировки в него.
  • Дополнительные возможности. С целью упрощения и ускорения работы сотрудников с документами и досье был разработан ролевой интерфейс, позволяющий существенно облегчить и работу конечных пользователей с решением. Для автоматизации работы с электронными версиями документов, помимо загрузки файла образа документа с компьютера сотрудника, возможно производить непосредственное прикрепление документов к досье, в процессе оцифровки через сканер или веб-камеру.

Скриншоты