Использование Центров учета SAP Business One для ведения управленческого учета

В данной статье мы расскажем об управленческом учёте и его реализации в SAP Business One.

01.06.2020

Как известно, управленческий учет в компании ведётся для её руководящего звена (внутренних пользователей), с целью формирования данных для принятия действенных управленческих решений. В этом его отличие от бухгалтерского учёта, целью которого служит предоставление информации об общем состоянии компании и который ведётся в том числе и для внешних пользователей.

Как ведётся управленческий учёт?

Так как потребители информации – внутренние руководители компании, каждая компания сама решает, что именно ей нужно измерять, чтобы руководители смогли принимать результативные решения. Чтобы сформировать массив информации для последующего анализа и принятия решения, каждая хозяйственная операция фиксируется (это происходит аналогично бухгалтерскому учёту), и «раскладывается» по нужным для руководителей измерениям. Эти измерения называются «центры управленческого учёта» («ЦУ»).

Например, можно измерять отдельно выручку по товару, купленному для перепродажи и производимому собственными силами, измерять выручку по разным продуктам или регионам продажи, доход по разным проектам.

Проиллюстрируем на примере финансовых проводок:

Бухгалтерский учет

Проводка	[Дебит] Клиент 100 000 руб	[Кредит] Выручка 100 000 руб
Место аккумулирования – стандартные формы бухгалтерской отчётности	Баланс (итого по дебиторской задолженности)	Отчет о прибылях и убытках (итого по счету)

Управленческий учёт

Проводка	[Дебит] Клиент 100 000 руб	[Кредит] Выручка 100 000 руб
Место аккумулирования – «центры управленческого учёта»	Доходы по проектам	Выручка по: Видам бизнеса Видам продукции Подразделениям Регионам Странам

Настройка управленческого учёта в SBO

SAP Business One позволяет компании вести несложный управленческий учёт «из коробки», с минимальным количеством настроек. Для этого при формировании бухгалтерских проводок компании нужно будет указывать также центры управленческого учёта. После этого для просмотра управленческой отчётности руководителю нужно будет только посмотреть встроенные отчёты по управленческому учёту.

Давайте кратко рассмотрим требуемые настройки по шагам.

Шаг 1. Указание измерений для центров управленческого учёта и технического счета для коррекций

Для начала, необходимо активировать управленческий учёт в общих параметрах настройки и задать измерения – категории для ЦУ, на которых впоследствии и будет строиться отчётность. Чтобы создать центры учёта по регионам России, нужно указать измерение «Регионы», и в нём прописать все 85 регионов РФ. Каждому ЦУ присваивается свой код («правило прямого распределения», об этом в следующем шаге), который потом можно будет указывать в проводках. Для контроля у каждого ЦУ можно указать «ответственного», которым будет один из пользователей в SAP Business One.

В этом же шаге нам следует решить, что делать, если при создании проводки не были указаны ЦУ. Можно:

Блокировать проводку
Выдавать пользователю предупреждение
Не делать ничего

Также необходимо указать технический счет, в котором можно будет записывать проводки для коррекции ЦУ. Например, таким счётом может быть 480001:

[Дебит] 480001        100 000 руб      <неправильный ЦУ>

         [Кредит] 480001        100 000 руб      <правильный ЦУ>

Шаг 2. Настройка правил распределения суммы проводки по ЦУ

Так как центров учёта может быть много, система содержит механизм, облегчающие работу с ними. Этот механизм – правила автоматического распределения общей суммы проводки по ЦУ. Для удобной работы с системой их тоже нужно настроить.

По умолчанию, система создаёт для каждого ЦУ правило прямого распределения, при выборе которого вся сумма проводки присваивается этому ЦУ. Однако существуют и более сложные правила. Например, можно создать правило «расходы на телефонные услуги», указать список и удельный вес некоторых регионов России, а далее просто выбирать в проводке код этого правила, и система распределит сумму проводки по всем регионам в соответствии с их удельным весом.

Шаг 3. Привязка ЦУ к Плану счетов Главной книги

В меню настройки Плана счетов, необходимо указать, для каких счетов Главной книги будут актуальны какие измерения ЦУ. Важно помнить, что ЦУ активны только для счетов доходов и расходов (не для баланса).

Можно также привязать конкретные правила распределения ЦУ к счетам, в после чего все документы, в которых используются эти счета будут автоматически создаваться с этим правилом. Это удобно, так как за ЦУ на этих счетах не надо будет следить.

Если же правила распределения не привязывать, ввод правил распределения ЦУ нужно будет обязательно провести вручную при создании проводки.

Вот и вся настройка. Теперь после создания проводок с ЦУ, руководители смогут видеть суммы в разрезе по ЦУ. Они также могут создавать свои отчёты и сохранять их, используя стандартную функциональность SAP Business One.

Внедрение SAP Business One

Компания ЦМД-софт готова помочь вам в освоении продвинутой ERP платформы SAP Business One. Мы имеем опыт экспресс-внедрения платформы клиентам за 2 месяца. Все наши работы мы можем производить дистанционно.