Автоматизация, интеграция и оркестрация: в чем разница?

Введение

Большинство компаний сегодня используют не одну, а сразу несколько информационных систем:

➔︎  CRM - для работы с клиентами;

➔︎  ERP - для управления ресурсами и заказами;

➔︎  складские системы - для учета остатков;

➔︎  бухгалтерские системы - для финансового учета;

➔︎  сервисы документооборота, аналитики, логистики и т.д.

Обычно между этими системами настраиваются интеграции: данные автоматически передаются из одной системы в другую. Внутри самих систем работает автоматизация: создаются документы, резервируются товары, отправляются уведомления.

На первый взгляд кажется, что этого достаточно. Но на практике даже при хорошем уровне автоматизации и интеграции компании часто сталкиваются с одной и той же проблемой: cквозной бизнес-процесс может работать с разрывами.

Почему так происходит? Потому что передача данных сама по себе еще не означает управление процессом.

Рассмотрим простой пример:

↪︎ В CRM появляется заказ клиента.

↪︎ Заказ автоматически передается в ERP.

↪︎ ERP проверяет остатки.

↪︎ Товара нет - ERP создает заказ поставщику.

↪︎ Через несколько дней товар поступает на склад.

↪︎ ERP резервирует товар под клиента.

На этом процесс может остановиться. Почему? Потому что ни одна система не знает, что после резервирования товара необходимо:

➔︎  уведомить менеджера;

➔︎  согласовать дату отгрузки;

➔︎  обновить информацию в CRM;

➔︎  выставить счет;

➔︎  проконтролировать оплату.

Каждая система выполняет свою локальную задачу. Но никто не управляет всей последовательностью действий целиком. Именно здесь появляется понятие оркестрации бизнес-процессов (термин «оркестрация» в микросервисной архитектуре имеет другое значение):

• автоматизация отвечает за выполнение действий внутри системы;
• интеграция отвечает за передачу данных между системами;
• оркестрация отвечает за координацию всего процесса.

В этой статье разберем

• чем отличаются автоматизация, интеграция и оркестрация;
• почему интеграции недостаточно для управления процессом;
• как устроен оркестрационный слой для построения сквозных бизнес-процессов.

1.  Что такое автоматизация

Автоматизация – это выполнение заранее определенных действий по правилам без участия человека.
Главная цель автоматизации – уменьшить количество ручной работы и ускорить выполнение типовых операций.

Примеры автоматизации:

➔︎  автоматически применить скидку постоянному клиенту;

➔︎  сформировать счет после создания заказа;

➔︎  создать заказ поставщику при падении остатков;

➔︎  отправить уведомление после оплаты.

Внутри одной системы автоматизация может быть достаточно сложной:

• содержать условия;
• использовать ветвления;
• запускаться по расписанию;
• обрабатывать ошибки;
• включать согласования.

Например: «Если сумма заказа превышает 100 000 рублей и клиент относится к категории VIP, применить скидку %, иначе – 3%». Или: «Если остаток товара опустился ниже минимального уровня, создать заявку поставщику». Все это и есть автоматизация.

Ограничение автоматизации

Проблема возникает тогда, когда процесс выходит за пределы одной системы. ERP умеет работать с остатками, CRM умеет работать с клиентами, а бухгалтерская система умеет учитывать платежи, но ни одна из них не управляет процессом целиком.

Автоматизация внутри системы отвечает на вопрос: как выполнить конкретный шаг? Но она обычно не отвечает на вопросы:

？︎Что делать дальше

？︎Какой системе должен происходить следующий шаг

？︎Что делать при ошибке

？︎Когда нужно участие человека

？︎Как синхронизировать несколько систем

Пример:

• ERP создала заказ поставщику.
• Поставщик не ответил в течение двух дней.

Что делать дальше: повторить запрос, сообщить закупщикам, изменить дату поставки в CRM, уведомить клиента? Внутри одной системы эта логика часто отсутствует или реализована лишь частично.

Именно поэтому автоматизация сама по себе не решает проблему сквозного процесса.

2. Что такое интеграция

Интеграция – это организация обмена данными между системами.
Главная задача интеграции – избавить сотрудников от ручного переноса информации.

Пример интеграции:

↪︎ заказ из CRM автоматически попадает в ERP;

↪︎ счет из ERP отправляется в бухгалтерию;

↪︎ статус оплаты возвращается обратно в CRM.

Интеграция отвечает на вопросы:

？︎Какие данные передавать

？︎Когда передавать

？︎В каком формате

？︎Как подтверждать успешную обработку

？︎Как обрабатывать технические ошибки

Основные способы интеграции:

1. Прямая интеграция через API

Системы взаимодействуют напрямую: CRM отправляет HTTP-запрос в ERP, ERP принимает заказ и возвращает статус обработки. Это самый распространенный вариант.

2. Интеграция через шину данных (ESB)

Между системами появляется промежуточный слой: шина данных маршрутизирует сообщения, преобразует форматы, контролирует доставку и снижает количество прямых связей между системами.

3. ETL-процессы

Используются в аналитике и BI: данные выгружаются, очищаются и преобразуются, а затем загружаются в хранилище данных.

Почему же тогда интеграция - это еще не оркестрация? Интеграция умеет передавать данные, но она не управляет процессом.

Пример:

↪︎ CRM передала заказ в ERP;

↪︎ ERP подтвердила получение.

Что делать дальше? Возможны разные варианты:

• проверить кредитный лимит;
• зарезервировать товар;
• отправить уведомление менеджеру;
• запустить согласование;
• остановить обработку при риске.

Интеграция этого не знает, для нее задача уже выполнена: данные доставлены, статус получен. Именно поэтому интеграцию нельзя считать полноценным управлением процессом. Интеграция отвечает на вопрос: как передать данные между системами?, но не отвечает на вопрос: что должно происходить дальше?

3. Что такое оркестрация

Оркестрация - это координация действий, решений и взаимодействия между несколькими системами и людьми в рамках единого бизнес-процесса.

Если автоматизация отвечает за выполнение отдельных действий, а интеграция за передачу данных, то оркестрация управляет всей последовательностью процесса.

Именно оркестрация определяет:

？︎Какой шаг должен выполняться следующим

？︎При каких условиях

？︎Кто участвует в процессе

？︎Что делать при ошибках

？︎Когда требуется участие человека

Рассмотрим процесс обработки заказа сквозного процесса:

Шаг 1. CRM получает заказ клиента. Оркестратор передает данные в ERP.

Шаг 2. ERP проверяет остатки. Если товара нет - ERP создает заказ поставщику.

Шаг 3. Оркестратор ожидает подтверждения от поставщика.

• Если поставщик подтвердил сроки: обновляется дата поставки, CRM получает новую информацию, менеджер получает уведомление.
• Если поставщик не ответил: создается задача отделу закупок, запускается эскалация.

Шаг 4. После поступления товара ERP резервирует товар. Оркестратор запускает выставление счета.

Шаг 5. После оплаты: клиент получает уведомление, CRM обновляет статус заказа, процесс закрывается.

Что делает оркестрация:

➔︎  управляет последовательностью шагов;

➔︎  принимает решения;

➔︎  координирует несколько систем;

➔︎  обрабатывает исключения;

➔︎  подключает сотрудников там, где требуется ручное решение.

Оркестрация не заменяет автоматизацию и интеграцию, она использует их как строительные блоки:

• ERP по-прежнему автоматизирует работу с остатками;
• CRM по-прежнему хранит клиентские данные;
• интеграции по-прежнему передают информацию;
• оркестрация лишь управляет общей логикой процесса.

4. Как эти понятия связаны между собой

Эти три понятия работают на разных уровнях. В основе всегда находится бизнес-логика - правила и условия, по которым компания принимает решения.

Пример:

➔︎  если счет оплачен - начать отгрузку;

➔︎  если сумма превышает лимит - отправлять на согласование;

➔︎  если поставщик не отвечает - эскалировать закупщикам.

Автоматизация реализует отдельные правила внутри системы: автоматически сформировать счет, проверить остатки, отправить уведомление.

Интеграция обеспечивает передачу данных между системами: CRM ➔ ERP, ERP ➔ бухгалтерия, банк ➔ ERP.

Оркестрация координирует выполнение всей бизнес-логики целиком, она определяет:

？︎когда запускать интеграции

？︎в каком порядке выполнять действия

？︎как реагировать на ошибки

？︎когда подключать сотрудников

5. Оркестрация и Хореография: в чем разница

В IT-архитектуре часто встречаются два похожих термина: оркестрация (orchestration) и хореография (choreography). Оба подхода решают задачу взаимодействия сервисов, но делают это по-разному. Чтобы избежать путаницы, кратко объясним разницу.

Оркестрация: есть центральный управляющий компонент оркестратор, который:

• знает последовательность шагов;
• принимает решения;
• управляет процессом;
• координирует участников.

Именно такую модель чаще всего используют BPM-системы и low-code платформы.

Хореография: центрального управляющего компонента нет. Сервисы самостоятельно реагируют на события.

Например:

➔︎  ERP публикует событие «товар поступил»;

➔︎  CRM самостоятельно обновляет статус;

➔︎  сервис уведомлений самостоятельно отправляет письмо;

➔︎  аналитическая система самостоятельно фиксирует событие.

Такой подход часто используется в event-driven архитектуре и микросервисах.

Ключевое различие:

• Оркестрация - централизованное управление процессом;
• Хореография - распределенная реакция на события.

На практике большие системы нередко комбинируют оба подхода.

Заключение

Автоматизация, интеграция и оркестрация - это не конкурирующие технологии, а разные уровни организации бизнес-процессов.

➔︎  автоматизация отвечает за выполнение действий внутри системы;

➔︎  интеграция отвечает за передачу данных между системами;

➔︎  оркестрация отвечает за координацию всего процесса.

Именно отсутствие оркестрации часто становится причиной того, что:

• процессы «застревают» между системами;
• сотрудники вынуждены вручную координировать действия;
• ошибки сложно отслеживать;
• изменения процесса требуют доработок сразу в нескольких системах.

Компании редко страдают от отсутствия систем. Гораздо чаще они страдают от отсутствия координации работы между ними. Именно эту задачу и решает оркестрация.

Сегодня роль оркестрационного слоя все чаще выполняют BPM-системы, low-code платформы, workflow-движки, event-driven платформы. Особенно актуально это становится для компаний, где:

➔︎  один процесс проходит через несколько систем;

➔︎  есть сложные согласования;

➔︎  требуется участие сотрудников;

➔︎  бизнес-процессы регулярно меняются.

Отметим, что оркестрация - это не еще одна интеграция и не просто модный термин из мира enterprise-архитектуры, а попытка вынести управление процессом на отдельный уровень, где бизнес-логика перестает быть размазанной по десяткам систем, скриптов и ручных действий сотрудников.

По мере роста компании ценность оркестрации обычно возрастает. Пока систем мало, сотрудники способны координировать процесс вручную. Но чем больше появляется сервисов, интеграций, согласований, исключений, требований бизнеса, тем сложнее становится поддерживать сквозной процесс без централизованного управления.

Именно поэтому оркестрация все чаще становится не роскошью, а необходимым элементом современной IT-архитектуры.

FAQ

1. Может ли одна система совмещать автоматизацию, интеграцию и оркестрацию?

Да, многие современные BPM- и low-code платформы умеют автоматизировать действия, интегрироваться с внешними системами и управлять процессами. Но важно понимать, какую задачу вы решаете в конкретный момент.

2. Оркестрация - это то же самое, что и BPM?

Не совсем, BPM (Business Process Management) - более широкое понятие. Оно включает проектирование процессов, исполнение, мониторинг, аналитику, оптимизацию. Оркестрация - это именно координация выполнения процесса.

3. Нужна ли оркестрация, если в компании только одна система?

Нет, если процесс полностью живет внутри одной системы, достаточно автоматизации. Оркестрация становится особенно полезной, когда процесс проходит через несколько систем и требует согласованной работы людей и сервисов.

4. Можно ли реализовать оркестрацию без low-code платформ?

Да, для этого используют BPM-движки, очереди сообщений, event-driven архитектуру, workflow-сервисы, собственную разработку. Однако low-code платформы позволяют быстрее внедрять процессы и делают их понятнее для бизнес-аналитиков.

5. Как понять, что компании нужна оркестрация?

Типичные признаки:

• один процесс проходит через несколько систем;
• сотрудники вручную координируют этапы процесса;
• после сбоя процесс сложно восстановить;
• изменения требуют доработок сразу в нескольких системах;
• отсутствует единая точка контроля процесса.

Если подобные проблемы возникают регулярно, стоит задуматься о создании оркестрационного слоя.

Если у вас есть вопросы по теме статьи, пишите на почту mail@cmdsoft.ru - попробуем разобраться вместе.