Выбираем систему электронного документооборота (СЭД)
С выбором системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются компании, идущие по пути цифровой трансформации. СЭД помогает оптимизировать рабочие процессы, автоматизировать управление документами и повысить эффективность работы. В этой статье мы рассмотрим некоторые аспекты, которые следует учитывать при выборе СЭД.
Предлагаем начать наш разговор с описания терминов, которые последовательно подведут нас к предмету данной статьи.
Первоначально, дадим смысловое определение термину Документ:
Документ — это зафиксированная на носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией (или физическим лицом) в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Соответственно, Электронный Документ (далее ЭД) — это Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Остановимся еще на нескольких необходимых определениях:
- Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
- Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
- Электронный Документооборот или ЭДО – это Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы – Системы Электронного Документооборота или СЭД.
Закрепим смысл двух ключевых для нашего разговора сокращений. Итак, ЭДО (электронный документооборот) это цифровой аналог классического «бумажного» делопроизводства, для ведения которого используются специальные сервисы СЭД (система электронного документооборота).
Следует отметить, что ЭДО функционально подразделяется на Внешний и Внутренний.
Внешний ЭДО служит для взаимодействия с контрагентами, клиентами и госорганами (например, с Федеральной налоговой службой и другими контролирующими органами). Данная категория ЭДО обеспечивает процессы электронного обмена документами компании со своими контрагентами через коммуникационную инфраструктуру, которую организовали уполномоченные компании-операторы. Много лет внешний ЭДО развивался в интересах государственных контролирующих органов. Во время эпидемии ковида (в условиях изоляции и перевода на дистанционный режим работы) этот вид ЭДО активно стал использоваться компаниями для обмена документами между собой (в формате B2B).
Внутренний ЭДО ограничивается внутренними операциями и не выходит за границы компании. Частный пример такого ЭДО — кадровый электронный документооборот.
Обсудив терминологию, теперь можем сосредоточиться на разговоре о проблематике выбора СЭД в целях автоматизации внутренних процессов компании, связанных с Документами.
В каждой компании есть сотрудники, работа которых частично или полностью основана на работе с документами: бухгалтерия, отдел кадров, коммерческая служба, юридическая служба, отдел документооборота, архив и т.п. Можно констатировать, что в компаниях, стоящих перед вопросом внедрения СЭД, электронные версии отдельных документов уже имеют хождение, например, с помощью электронной корпоративной почты. Как возможный вариант: сотрудники совместно работают над электронными проектами коммерческих документов, получают электронные копии (сканированные копии) бумажных документов.
Чтобы представлять уровень логических изменений, который предстоит компании, внедряющей СЭД, приведем некоторые принципы, лежащие в основе работы систем внутреннего ЭДО:
- Уникальная идентификация документа в системе.
- Одновременная возможность доступа к документу уполномоченных сотрудников в соответствии с этапами процессов его создания (получения), обработки, исполнения, хранения.
- Возможность в каждый момент времени жизненного цикла документа идентифицировать сотрудника, ответственного за определенный процесс.
Перечислим основные функции и задачи, решаемые СЭД:
-
✔ Доступность электронных документов для непрерывной коллективной работы с ними на всех этапах жизненного цикла;
✔ Минимизация трудозатрат сотрудников на работу с электронными документами;
✔ Настройка маршрутизации движения документов в соответствии с принятыми в компании бизнес-процессами;
✔ Автоматизация процесса документарного взаимодействия между сотрудниками;
✔ Организация единого электронного архива с возможностью быстрого поиска документов;
✔ Оформление резолюций и отслеживание их выполнения;
✔ Создание управленческих отчетов по работе сотрудников над документами;
✔ Организация взаимодействия с внешним документооборотом;
✔ Поддержка разграничения доступа сотрудников к документам;
✔ Поддержка информационной безопасности;
✔ Отслеживание актуальности документов и архивация устаревших;
✔ Сохранение истории действий в системе – наличие журнала операций.
Обратим внимание на то, что бумажные документы, приходящие в компанию, сразу попадают для обработки к сотрудникам отдела документооборота. А вот функция классификации и маршрутизации приходящих по каналам ЭДО электронных документов от внешних адресатов (в случае отсутствия корпоративной СЭД или отсутствия интеграции систем) может возлагаться на сотрудников бухгалтерии как на подразделение, которое ежедневно активно работает с ЭДО для обмена своей специфической документацией.
Теперь следует поговорить о возможных форматах внедрения и их отличиях.
Разработчики программного обеспечения (ПО) СЭД часто предлагают т.н. «коробочное» внедрение, мотивируя это быстротой достижения результата и меньшей ценой по сравнению с полноценным проектом. ПО «коробочной» версии СЭД характеризуется широкой функциональностью, которая должна покрывать стандартные потребности организации/пользователей, и , соответственно, быстрым запуском в работу.
Давайте подробнее остановимся на специфике «коробочного» проекта внедрения:
- «Коробочная» версия адресуется предприятиям определенного размера и территориально-административной структуры.
- Помимо того, что «коробочная» версия ПО СЭД поставляется на условиях «как есть», т.е. со стандартными для всех покупателей функциями и интерфейсом, такой проект внедрения также будет ограничен рамками базовой функциональности программного продукта.
- Интерфейс «коробочных» решений может показаться клиенту перегруженным, так как набор функций, бизнес-процессов и их реализация заранее настроены разработчиком таким образом, чтобы охватить большее количество разнонаправленных по деятельности компаний-клиентов.
- Если клиент приобрел "коробку" и не может настроить продукт, то у него нет возможности предъявить претензии к производителю. В таком случае клиент вынужден запросить услуги у IT-компании, которая умеет настраивать подобные коробочные решения.
- Все вопросы, связанные с дальнейшей поддержкой, обновлениями и развитием коробочного решения ложатся на клиента.
Исходя из имеющегося опыта можно прогнозировать, что стандартной (базовой) функциональности «коробочной» версии будет недостаточно для внедрения в относительно больших компаниях, имеющих территориальную структуру, много процессов, потребности в кастомизации и интеграции с другими системами. В таких случаях внедрение идет по сценарию полноценного проекта с доработкой функциональности программного продукта в соответствии с потребностями заказчика, дополняющей стандартные (базовые) возможности системы.
Когда компания серьезно задумывается о внедрении специализированной СЭД, то это назревшее управленческое решение, обусловленное ожиданиями в покрытии бизнес-потребностей, разрешении имеющихся задач и преодолении узких мест. На таком этапе компания в лице инициаторов внедрения СЭД готова формулировать цели и масштаб проекта, на основании которых определяются его рамки.
Важным моментом, который нельзя упустить из внимания при выборе СЭД, является понимание условий технической эксплуатации как любой другой IT-системы. Вопросы о необходимой инфраструктуре и достаточности компетенции IT-службы компании, или затраты на внешнее обслуживание должны рассматриваться наравне с другими.
Помимо стандартных требований к СЭД как к качественному и современному программному обеспечению, по нашему мнению, стоит дополнительно обратить внимание на такие категории вопросов:
- Список задач или проблем, которые должна решить система. Список критически важных для компании процессов. Прогноз ожиданий по сокращению узких мест.
- Критерии успеха, затраты и сроки минимального (или первого этапа) проекта, достаточного для начала эксплуатации СЭД.
- Наличие собственных ресурсов для постановки и решения как бизнес-задач, так и технических вопросов при внедрении СЭД.
- Изменение обязанностей (удобства работы) сотрудников при внедрении и после запуска СЭД.
- Наличие сотрудников-инициаторов внедрения СЭД.
В техническом плане, принимая во внимание предыдущие рассуждения, выбор СЭД в конечном счете сводится к анализу разрывов между функциональностью системы и потребностями компании для организации электронного документооборота. Консультанты нашей компании имеют опыт проведения, соответствующего, fit/gap анализа (разрывов), в ходе которого разбирают с проектной командой Заказчика требования к автоматизации, сценарии работы системы и пути их реализации. В процессе анализа определяется, какие задачи могут быть «закрыты» посредством стандартной функциональности, а для каких требуется доработка. В частности, указывается разница результатов между внедрением коробочного решения и проектной деятельностью.
В заключение скажем, что сами по себе СЭД далеко не самые сложные программы, предназначенные для автоматизации бизнес-деятельности. Тем не менее СЭД является «сквозной» и центральной системой компании, в которой работают сотрудники большинства офисных подразделений: бухгалтерия, отдел кадров, коммерческая и юридическая служба, отдел документооборота, архив, а также менеджеры разного уровня. Очевидно, что пользователи, в соответствии с бизнес-ролями, имеют собственные представления и пожелания к СЭД. Нам представляется, что для успешного внедрения подобных систем важна заинтересованность инициативной группы менеджеров в эффективном и органичном включением СЭД в процессы компании, с одновременной заботой об удобстве работы остальных сотрудников.