Как выбрать IT-подрядчика через тендер

Тендерная площадка

По данным на 2019 г, в России функционируют десятки электронных тендерных площадок. Для того, чтобы расширить число потенциальных участников, необходимо выбрать известную коммерческую площадку. В этом вам помогут специализированные рейтинги.

Редкий подрядчик зарегистрирован на всех площадках – это практически нереально. Регистрация занимает некоторое время (до месяца), требует трудозатрат на оформление и тарифных расходов. Выбрав непопулярную площадку, вы рискуете пропустить часть подрядчиков, которые могут не увидеть тендер или не успеют зарегистрироваться на площадке.

Можно ли организовать тендер без использования площадки, у себя в системе либо вообще по электронной почте? Можно, но тогда вы теряете в прозрачности и легитимности этой процедуры, к тому же, узнают о ней лишь избранные. Да и взаимодействие по почте с десятками подрядчиков – та ещё задача.

В любом случае, рекомендуется обязательно упомянуть о проводимом тендере на сайте вашей компании, а также выслать максимально большему числу потенциальных подрядчиков оповещение с кратким описанием проекта и ссылкой на более детальное описание. Дополнительную рассылку для вас сделает тендерная площадка.

Требования к организации

Первым делом, Вам необходимо сформулировать общие требования к компании-участнику тендера. Участник должен подтвердить соответствие этим требованиям, предоставив, к примеру: выписку из ЕГРЮЛ, копию устава организации, письмо-декларацию и т.д.

Такими требованиями могут быть:

• Юридические требования: форма организации юр. лица, виды его деятельности, состав акционеров, отсутствие аффилированности с Заказчиком
• Финансовые требования: положительные финансовые результаты деятельности за прошедшие периоды, размер уставного капитала
• Отсутствие негативных факторов: судебных разбирательств, просроченных кредитов, задолженности по заработной плате или налогам, неисполненных обязательств по поручительствам или гарантиям, ареста имущества или ограничения деятельности по решению суда, записи в реестр недобросовестных поставщиков (по 44-ФЗ и 223-ФЗ), банкротства \ ликвидации
• Наличие необходимых допусков (например, сертификат ФСБ для работы с государственной тайной)
• Наличие рекомендаций с предыдущих проектов, либо рейтингов от рейтинговых агентств

Часто Заказчики в качестве обязательного критерия для участия в конкурсе устанавливают обеспечительный взнос для подачи заявки. Это позволяет сузить круг компаний претендентов до действительно заинтересованных в проекте участников.

Требования к опыту

Опыт – важная составляющая успешных IT-проектов, поэтому Заказчики должны уделять большое внимание данному показателю Поставщика.

Рекомендуется осуществлять сравнение Поставщиков по следующим критериям:

• Продолжительность работы на рынке (копии уставных документов)
• Опыт работы компании с IT-системами (подтверждения от вендоров систем наличия компетенций и партнёрских статусов)
• Опыт работы с крупными Заказчиками или проектами, либо с проектами определённых индустрий или специфик (копии договоров \ выписки из договоров с предыдущими Клиентами \ копии актов выполненных работ)
• Количество специалистов с определёнными компетенциями, а также их должности, опыт и стаж работы (список сотрудников, их резюме и сертификаты по компетенциям)
• Стандартизированные технологии внедрения и навыки проектной деятельности (например, сертификация PMBOK)
• Сформированную проектную команду, которая свободна для работы над предполагаемым проектом, либо готова в обозримый срок освободиться от текущих проектов (список участников и их роли в проекте)

IT-требования, сроки и стоимость

Наконец в тендерном лоте вы указываете требования к заказываемому вами ПО или услугам.

Спектр детализации требований достаточно широк: Заказчик может прописать как детальное техническое задание (ТЗ) с точными техническими характеристиками, так и ограничиться общим описанием стоящих перед ним бизнес-задач. Во втором случае подрядчик включит в проект работы по анализу ваших бизнес-задач и составлению ТЗ собственными силами. Вам также надо помнить, что чем шире могут трактоваться формулировки в вашей документации, тем больше у подрядчика возникает рисков, которые он заложит в стоимость.

Иногда уместно указать требования к наличию у поставщика определенных наработок, вплоть до коробочного решения, которые смогут ускорить работу над проектом. Если у вас есть предпочтения по платформе, на базе которой будет осуществляться внедрение, имеет смысл их указать, так как не все подрядчики работают со всеми платформами.

Очень желательно включить в тендерную документацию шаблон договора, который Заказчик намеревается заключить с подрядчиком, выигравшим тендер. Подрядчики могут высказывать предложения к изменению договора посредством «протокола разногласий». Чтобы подрядчик смог точнее оценить свои финансовые риски, вам стоит заранее указать условия оплаты, а также возможные санкции и штрафы за невыполнение требований в процессе реализации проекта.

Не менее важным будет указание ограничений по стоимости и срокам: максимально возможная стоимость и сроки по проекту в целом, либо по каждому его этапу. Компании-участники приложат к своим заявкам графики реализации проекта, которые можно будет сравнивать между собой.

Бальная система оценки

Заказчик сам выбирает, по каким критериям он оценивает участников тендера. Важно лишь, чтобы показатели были указаны в тендерной документации и были объективными, понятными и исчисляемыми. Например, если речь идёт об опыте специалистов, можно установить показатель «суммарный стаж работы предполагаемой проектной команды».

В большинстве случаев используется бальная система оценки, в которой учитываются несколько показателей. Показатели имеют разный коэффициент значимости, в сумме для удобства равняющийся 100%. Также, у показателей могут быть предельные минимальные или максимальные значения. Соответствие участника каждому показателю оценивается в баллах (0 - 100), далее вычисляется общий процент соответствия. Такая система закреплена в Постановлении Правительства РФ от 28.11.2013 N 1085 ("Об утверждении Правил оценки заявок, окончательных предложений участников закупки товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд").

Ниже представлен пример подсчёта процента соответствия участника:

Что делать, если по результатам оценки несколько претендентов набрали практически одинаковое количество балов? В этом случае Заказчик может организовать между ними переторжку – повторный торг в формате аукциона на последовательное понижение цены. Выиграет тот подрядчик, который последним предложит самую низкую цену.

Заключение

Тендер – это эффективный инструмент Заказчика для выбора конкурентных предложений по внедрению IT-проектов с большой стоимостью. Он позволяет провести процесс закупки прозрачно для всех его участников. Тендер для Заказчика – это удобно и практично.

Для подрядчика же тендер – это длительная процедура с неизвестным исходом, требующая напряжения и трудозатрат. Но как и везде, в тендерах побеждают сильнейшие. Поэтому для нас тендер – это эффективный инструмент поиска Заказчиков и заключения договоров на наши услуги.

Удачных вам тендеров!