Особенности проектов Roll-Out в России

Прежде всего стоит отметить, что подобные проекты являются многосторонними, то есть в каждом из них принимают участие, как минимум, представители четырех компаний.

Это, во-первых, головной офис международного холдинга. Во-вторых, это глобальный партнер – иностранная IT-компания, которая обслуживает международный холдинг и поддерживает его технологическую и учетную методологию. В-третьих, это филиал, так называемая «дочка», для которого требуется провести проект по автоматизации процессов учета и отчетности. И последний в нашем случае участник - локальный партнер, то есть российская IT‑компания, чьи специалисты профессионально ориентируются в специфике местного Законодательства в части бухгалтерского и налогового учета, а также в стандартах подготовки международной отчетности (МСФО). В добавлении к этому, российский IT-партнер должен обладать подтвержденным опытом внедрения конкретной ERP-системы - в данном случае продукта SAP Business One.

Как правило, зарубежным глобальным IT-партнерам не всегда очевидно, насколько возможности внедряемой системы «закрывают» требования российского бухгалтерского и налогового учета.

Поэтому перед нами стояла первоочередная задача – сопоставить стандарты функционирования SAP Business One в международном холдинге с требованиями Российского законодательства в части регламентного учета, а затем оказать консультационную поддержку при внедрении и обучить сотрудников российской компании работе в системе.

В течение многолетней практики автоматизации бухгалтерского и налогового учета консультанты ЦМД-софт сформировали множество наработок, которые расширяют стандартную функциональность системы SAP Business One и помогают существенно сократить длительность процесса ее настройки. Мы предоставляем подробную информацию о таких наработках глобальному IT-партнеру и специалистам Заказчика еще до старта проекта.

Такая экспертиза дает нашей команде выгодные преимущества в «кастинге» локальных ИТ-партнеров. Поэтому выбор пал на нашу компанию.

Цели и задачи проекта, выполняемого по методике “roll-out” 

Головной офис и глобальный ИТ-партнер поставил перед нами следующие цели и задачи проекта:

Формат проекта

Проект проводился по классической каскадной методологии, то есть предполагал первоначальный анализ требований с постановкой задач, затем настройку и тестирование системы, подготовительные мероприятия (обучение пользователей и загрузка первоначальных данных), и ввод в эксплуатацию.

Общий пул задач предполагалось распределить между глобальным и локальными IT-партнерами следующим образом. В зоне ответственности глобального IT-партнера должны были быть задачи, связанные с типовыми процессами холдинга: закупки, продажи, складской учет, формирование корпоративной отчетности и интеграция с SAP ERP в головном офисе. Наши специалисты должны были держать под контролем вопросы российского бухгалтерского учета и отчетности.

В ходе первичных воркшопов, которые проводились для ключевых пользователей российского офиса заказчика, выяснилось, что в типовых процессах закупки и продажи есть много нюансов, связанных с российским учетом. Поэтому уже на этапе ознакомительной демонстрации системы будущим пользователям российского офиса глобальный ИТ-партнер привлек для консультаций команду ЦМД-софт. Важно было в самом начале разъяснить, как те или иные нюансы будут реализованы в SAP Business One в полном соответствии с российским Законодательством и концепцией учета головного офиса.

По завершении воркшопов был определен финальный объем проекта.

Объем Проекта

Блок Управление закупками. В проекте рассматривался сценарий закупки товара у головного офиса и его последующее оприходование с регистрацией таможенных деклараций (ГТД) в ERP-системе. Локальные закупки касались только услуг, малоценных товаров и основных средств. Нашей задачей было разъяснить и продемонстрировать команде Заказчика, какой функционал российской локализации SAP Business One поддерживает этот процесс.

Состав атрибутов товарного каталога необходимо было привести в соответствие товарному каталогу в системе SAP ERP головного офиса. Благодаря стандартным возможностям SAP Business One по кастомизации, уже на этапе первичных демонстраций системы мы совместно с глобальным партнером оперативно добавили необходимые поля в справочник товаров и настроили сопутствующие справочники. Это позволило будущим пользователям увидеть в системе процессы, максимально приближенные к реальным.

Блок Продажи. Основной акцент в процессе продаж был сделан на реализации товаров по дилерской схеме с анализом отгрузок конечным потребителям. Кроме того, требовалось формирование операционной отчетности по продажам.

На этапе реализации были выполнены настройки учета документов продаж, адаптированы печатные формы документов (УПД, счета-фактуры, товарные накладные, счета на оплату), а также разработаны дополнительные отчеты и выгрузки данных по продажам для их последующего импорта в аналитическую систему головного офиса.

Склад. Российский офис не имел собственного склада и пользовался услугами логистического оператора. Поэтому реализация процессов складского учета была достаточно простая. Требовалось корректно учитывать операции товарного движения с точки зрения бухгалтерского учета и оперативно получать печатные формы документов. Особое внимание было уделено операциям отгрузки товаров-образцов и бракованного товара. Для этих целей были задействованы стандартные документы SAP Business One, в которых были настроены дополнительные атрибуты, позволяющие проводить анализ списания товаров на уровне отчетов.

Все товарные операции должны были иметь трассировку по партиям, срокам годности и по серийным номерам. Эти требования обеспечиваются стандартной функциональностью SAP Business One. Однако для удобства работы был применен аддон «ЦМД-софт: Партионный учет SAP Business One», который автоматически назначает партии, серийные номера и номера таможенных деклараций (ГДТ) во всех товарных документах и существенно сокращает трудозатраты пользователя.

Блок Финансы. Задачи этого блока состояли из следующих частей: бухгалтерский/налоговый учет и отчетность, корпоративная отчетность по стандартам МСФО. Бухгалтерский и налоговый учет были полностью отданы на реализацию в ЦМД-софт: здесь глобальный партнер практически не принимал участия. Задачу по настройке корпоративной отчетности глобальный партнер забрал себе и разработал функционал для формирования отчетности под руководством специалистов головного офиса, но не выверил эту методику с российским офисом. Поэтому возникла дополнительная задача по оказанию консультаций по трансляции учетных данных РСБУ в МСФО. Нашей команде потребовалось глубоко погрузиться в вопрос сопоставления планов счетов и нюансы конструкций корпоративных отчетов. В результате совместной работы участников проектной команды была разработана методика трансляции операций по стандартам МСФО, а также методика пересчета сумм операций в валюту корпоративной отчетности. Важно отметить, что эта методика была реализована с помощью стандартной функциональности системы.

Обычно все, что касается бухгалтерского и налогового учета, подчиняется единым требованиям Законодательства, но, как показывает практика, у каждого заказчика есть свои нюансы. Различные настройки и доработки в соответствии с этими нюансами являются нашими типовыми задачами на всех проектах roll-out.

Например, мы столкнулись с темой раздельного учета НДС в данном кейсе. Нужно пояснить, что помимо товаров со стандартной ставкой НДС 20%, компания ввозит в страну и продает медицинские товары с пониженной налоговой ставкой 10%, а для ряда товаров применяет освобождение от НДС. Это обязывает бухгалтера вести надлежащим образом учет и готовить специальные разделы в декларации по НДС. В противном случае возникают риски доначисления НДС, отказа в праве на вычеты «входного» НДС и привлечения к ответственности в виде штрафа 20% от суммы НДС и доначисления пени.

С одной стороны, функциональность системы по работе с НДС позволяла построить работу по раздельному учету и сформировать в полном объеме декларацию по НДС, включая книги покупок и продаж. Однако главный бухгалтер российского офиса выявил недочет, который заключался в том, что суммы распределенного «входного» НДС между облагаемыми и необлагаемыми операциями отражались в SAP Business One в разделе 3 декларации по НДС, что является нетипичным подходом.

В связи с этим потребовалось уйти от исходного формата декларации по НДС, реализованного в стандартной функциональности, и выполнить дополнительную настройку, которая позволила скорректировать вывод операций надлежащим образом.

На практике компании, ведущие раздельный учет НДС, используют дополнительные субсчета в плане счетов, которые позволяют обособить выручку (счета 90.1) и затраты (счета 90.2, 44) по необлагаемым операциям, а также разделить субсчета «входного» (нереализованного) НДС (счета 19). Российский офис Заказчика не был исключением, но для возможности более глубокого анализа и контроллинга также использовал разделение товарных счетов (41) на товары, облагаемые по ставке 10%, 20% и необлагаемые НДС.

С такой задачей наша команда столкнулась впервые, поэтому нам пришлось тщательно проработать сложную модель учета и выполнить ее настройку стандартными средствами системы. При этом привлечение разработчиков для реализации этой задачи не потребовалось.

После общей обрисовки функционального состава проекта давайте перейдем к его организационным особенностям.

Особенности коммуникаций участников проекта

Руководителем проекта со стороны Заказчика был назначен сотрудник головного офиса, который преследовал цели «материнской» компании, но при этом абсолютно не понимал специфику учетных процессов российской компании. В проектной команде со стороны головного офиса также принимали участие финансовый контролер и бизнес-аналитик. Со стороны российского офиса в рабочую группу входили только ключевые пользователи. К большому сожалению, в штате российской «дочки» не было бизнес-аналитика, который мог бы четко донести до нас все исходные и необходимые требования. Поэтому многие детали работы российского офиса мы узнавали в процессе настройки или тестирования системы.

Собрания проектной команды проходили регулярно. Первоначально представители материнской компании не хотели уделять много времени вопросам российской специфики. Понятно, что головной компании не особо интересно, как в российском офисе работает бухгалтер и как сдаются налоговые декларации. Но для российского офиса, напротив, эта тема была чрезвычайно актуальна. И поэтому нам пришлось настойчиво транслировать сотрудникам материнской компании специфику задач российского офиса. Мы разбирали противоречия в требованиях головного и местного офиса, а иногда выступали в роли переводчика, так как в российской компании не все сотрудники в должной мере владели английским языком. Такие обсуждения отнимали довольно много времени. Налицо был риск срыва сроков проекта.

Но в результате нам все-таки удалось «погрузить» специалистов головной компании в проблематику российского бухгалтерского и налогового учета, от чего они изначально хотели абстрагироваться. На наш взгляд, основная функция локального партнера и заключается именно в умении разложить специфику российского учета «по полочкам».

Особенности ввода в эксплуатацию

Обычно компании переходят на новую финансовую с систему с 1 января. Это самая удобная дата, хотя и нельзя сказать, что начало года дает гарантию легкого перехода. Но бывают случаи, когда руководством клиента принимается решение о запуске системы в эксплуатацию в течение фискального года.

В нашем случае запуск системы был назначен на 1 апреля. Что это означает для проекта? Либо первый квартал компания «живет» в двух системах, либо данные за 1-й квартал должны быть загружены в новую систему из заменяемой программы. Второй вариант намного сложнее в реализации, поскольку нельзя «один в один» перенести информацию из старой программы в новую в силу множества причин: из-за разности в учете, методе округления при расчетах и т.д. Поэтому проектная команда должна кропотливо проработать методику и сформулировать список допущений о том, какой объем информации должен быть перенесен в новую систему для запуска. В результате итоговая модель переноса данных была упрощена, но несмотря на это, потребовалась тщательная работа по отбору, консолидации и выверке данных, которую взяли на себя специалисты ЦМД-софт.

Особенности учета и формирования отчетов

План счетов клиента был сильно детализирован. Буквально за каждый тип операции и за отдельные наборы атрибутов документов и справочников отвечают отдельные проводки. Ни на одном проекте мы не встречали такого большого набора счетов. Тем не менее весь учет удалось настроить на основе стандартной функциональности SAP Business One, поэтому система в дальнейшем автоматически формировала соответствующие проводки без участия операционного персонала.

До внедрения новой системы пользователи российского офиса работали в двух базах данных. Первая рабочая база была предназначена для ведения российского учета, а вторая – «отчетная» база – была предназначена для работы финансового менеджера в целях составления отчетности МСФО. С определенной периодичностью данные из рабочей базы «переливались» в базу МСФО в соответствии с заложенными алгоритмами трансляции и пересчетов в отчетную валюту.

Очевидный недостаток такого подхода: плохая аудируемость и наглядность данных. На проекте мы отказались от ведения двух баз благодаря тому, что в SAP Business One есть мультивалютный учет. Операции могут проводится как в национальной валюте, так и в дополнительной отчетной валюте. По правилам головного офиса отчетность должна формироваться в евро, а реальные рабочие операции могут учитываться в рублях, долларах, евро, юанях и т.д. Суть функциональности SAP Business One по работе с дополнительной отчетной валютой (системной валютой) заключается в том, чтобы при создании любого документа система автоматически пересчитывает сумму каждой операции в отчетную валюту, которая потом будет использоваться для целей отчетности. Это дает возможность в любой момент времени без каких-либо вспомогательных процедур и периодических заданий посмотреть картину как с точки зрения российского учета, так и с точки зрения управленческой отчетности.

В качестве банального примера, можно формировать отчет о прибылях и убытках на любую дату буквально после проведения каждой операции. Такой отчет может быть полезен как в рублях (в национальной валюте), так и в отчетной валюте. Как видите, клиент смог избавиться от необходимости ведения двух баз и от вопросов обработки данных при трансляции, потому что описанные процессы были настроены стандартными средствами системы в рамках одной базы.

Особенности в корпоративной отчетности

У головного офиса незадолго до старта проекта изменилась методика в части управленческой отчетности и хранения различных аналитических данных. Это было обусловлено глобальным переходом всей группы компаний на новый план счетов МСФО. Пользователям пришлось не только привыкать к новой системе, но и к новым элементам управленческого учета и управленческой отчетности. Команде Заказчика нужно было самим адаптироваться к изменениям, что тоже заняло некоторое время.

Особенности исторической системы и процессов

Предыдущая учетная система, в которой работал российский офис, имела устаревшую версию, которая не подлежала обновлению. Для обеспечения соответствия нормам Законодательства систему непрерывно дорабатывали сторонние специалисты, а при невозможности доработки самой системы делали различные «обвязки» с другими программами. За долгие годы работы с этой системой пользователи к ней сильно привыкли и настойчиво просили перенести привычные функции из исторической системы в новую. Эта задача была выполнена с использованием стандартных средств и незначительных дополнительных настроек.

Но некоторые процессы работы были явно неоптимальными, и мы старались добиться их пересмотра. Приведем такой пример. Сотрудники отдела логистики, которые выписывали отгрузочные документы, в конце каждого месяца выверяли и корректировали бухгалтерские проводки. Соответственно, к таким специалистам предъявлялись определенные требования по знанию бухгалтерского учета. Новость о том, что больше не придется заниматься выверкой проводок, откровенно порадовала операционный персонал, но вызвала сомнения у бухгалтеров в возможности того, что система SAP Business One сама будет делать все проводки правильно без необходимости контроля.   

Следует отметить, что пока наша команда решала задачи, связанные с учетом и отчетностью, глобальный IT-партнер разработал дополнительные механизмы выгрузки данных из SAP Business One в корпоративную BI-систему Tagetik. Это отдельная аналитическая система, которую использует «материнская» компания и в которую «сливаются» данные из всех офисов, включая российский. Таким образом, у глобального офиса формируется общая картина финансового состояния холдинга и отдельных показателей его деятельности.

В итоге

В результате на проекте были реализованы задачи, которые ставил перед нами головной офис в строгом согласовании с глобальным партнером. Были максимально закрыты задачи по регламентированному учету, с оговоркой на то, что нормы Законодательства со временем совершенствуются и из-за чего требуется соответствующее сопровождение финансовых блоков. Важным моментом проекта является упрощение трудоемких процессов, которые освободили сотрудников от выполнения рутинных действий и «человеческого фактора» за счет автоматизации в SAP Business One.

Можно сказать, что проект выполнен по классической методологии, но в каждой компании есть свои особенности и много времени было уделено специфике. А в целом проект удалось переложить в плоскость «лучших практик» SAP Business One.

Примеры успешно реализованных проектов:

• ООО «Хипра Рус» (российский офис Laboratorios Hipra S.A.) - биотехнологическая фармацевтическая компания, специализируется на профилактике в области здоровья человека и животных, предлагает широкий спектр инновационных вакцин и передовые диагностические услуги.

• ООО «Джи Ти Ар» (международная компания Giovenzana International B.V.) – компоненты безопасности для промышленных технологий.

Информация о проекте: CNEWS, TAdviser, сайт ЦМД-софт

• ООО «Агфа» - дистрибьютер медицинского оборудования международного концерна AGFA.

• ООО «БАЛЛУФФ» (бренд BALLUFF) - ведущая мировая торговая марка в области сенсоров и компонентов автоматики для различных сфер применения.

Для получения дополнительной информации напишите нам на адрес mail@mcdsoft.ru Будем рады общению.