Преодоление разрывов Fit-Gap анализа при внедрении СЭД LDM.Express
В зависимости от типа внедряемого программного продукта используются различные методы анализа требований. В этой статье мы стремимся продемонстрировать практику работы с результатами применения Fit-Gap анализа, используемого специалистами ЦМД-софт для определения достаточности типового внедрения одной из систем электронного документооборота (СЭД).
Несколько слов о сборе требований
Как показывает опыт проектной деятельности, сбор требований может начинаться буквально с первой встречи для демонстрации предлагаемого программного продукта. Случается, что представители заинтересованной компании, бегло посмотрев на работу программы, переходят к предметному разговору о том, какие проблемы требуют решения, какие нужны функциональные возможности и какие есть ожидания эффективности от автоматизации бизнес-процессов. Конечно, здесь важно не упустить и зафиксировать важные детали, которые впоследствии могут дополнить традиционное предпроектное обследование и анкетирование, используемые для отображения текущих бизнес-процессов и ролей сотрудников компании.
Что такое Fit-Gap анализ?
Цель Fit-Gap анализа заключается в поиске расхождений между типовыми возможностями программного продукта (в нашем случае рассматривается СЭД LDM.Express) и требованиями заказчика к функциональности требуемого решения.
На иллюстрации (Рис. 1) показано, что Fit – это область требований, которая закрывается типовой функциональностью, а Gap – это та часть требований, которая не реализована в явном виде.
Рис. 1. Иллюстрация Fit-Gap
Не исключена ситуация, когда аудит требований показывает отсутствие облаcти Gap. Но на практике применительно к СЭД мы пока с такими идеальными случаями не сталкивались. Поэтому далее будем рассматривать варианты, когда сравнение выявляет недостаточность типовых процессов, заявленных «по умолчанию» и поставляемых в «коробке».
Следует отметить, что Fit-Gap анализ проводится в несколько этапов:
Этап 1. Сопоставление стандартного «коробочного» функционала СЭД с формализованным описанием требований заказчика. Составляется «матрица соответствий» между требованиями и функциональностью типового решения. Выявляются требования, которые не покрываются типовой (прямой или явной) функциональностью решения.
Этап 2. Проведение анализа выявленных разрывов. Проверяется возможность решения выявленных несоответствий (закрытия требования) средствами функциональности системы. Производится анализ требований и поиск путей их реализации с помощью инструментов программного продукта для достижения необходимой функциональности.
Этап 3. Выработка рекомендаций и плана по реализации требований, которые не могут быть выполнены в рамках стандартной системы. В случае необходимости реализации отсутствующей функциональности на третьем этапе проводится исследование возможности ее создания путем доработки. Также прорабатывается план и стоимость данных работ.
Что такое Low-Code?
В современных системах, в том числе в СЭД, содержится богатая функциональность для гибкой кастомизации без необходимости привлечения разработчиков. Это, так называемые, инструменты low-code/no-code. Благодаря low-code платформе, на которой, в частности, построены продукты семейства LDM, возможно осуществлять большое количество разнообразных настроек. Это качество дает программному продукту свойства конструктора, который упрощает процесс внедрения и предоставляет пользователям возможность самостоятельной модернизации процессов.
В рамках данной статьи мы сосредоточимся на рассмотрении сценариев проработки требований, которые закрываются путем использования такого инструментария.
Кейсы по работе с разрывами
Рассмотрим кейсы работы с разрывами, выявленными на втором этапе Fit-Gap анализа на примере требований заказчиков для проектов внедрения СЭД LDM.Express вендора LANSOFT.
Поставляемое программное решение изначально содержит богатый набор функциональности для управления жизненным циклом документов предприятия с учетом требований Законодательства и сложившихся отраслевых практик. Однако в ходе проектов внедрения возникают собственные пожелания заказчиков к функционированию и к настройкам программного решения, основанные на практике ведения их бизнеса.
Хорошо известно полушутливое утверждение, что «в России нет двух одинаковых компаний». Поэтому практическая цель Fit-Gap анализа заключается в выявлении задач для индивидуальной настройки поставляемой типовой функциональности системы под конкретные запросы заказчика.
В ходе проектов внедрения СЭД большую часть различных требований клиентов удается реализовать с помощью инструментов стандартной функциональности системы. Далее покажем, как это было выполнено на кейсах проектов СЭД LDM.Express.
Примеры преодоления разрывом с помощью возможностей Low Code системы LDM.Express
Кейс № 1. Тема требования: Быстрый доступ к типовым функциям пользователя.
Что в коробке: в LDM.Express есть преднастроеные виджеты для работы с документацией и для отслеживания аналитики по определенному набору атрибутов на рабочем столе (LDM – это web-приложение, поэтому «рабочим столом» принято называть первый или основной экран) пользователя. Виджеты позволяют пользователю вести полноценную работу, не переходя в другие разделы системы.
Причина GAP: в системе много функциональности, удобная навигация, есть рабочий стол с виджетами, но пользователю неудобно «ходить» по разделам системы для проведения типовых действий. Поэтому возникло требование добавить на рабочий стол новый виджет "Быстрые действия" для возможности создания документов (входящих, исходящих и т.п.), а также сообщений без перехода в другие разделы системы.
Устранение GAP: создание нового виджета выходит за рамки типового внедрения. Для реализации требования был выбран альтернативный вариант: на основном экране приложения было предложено использовать кнопку «Создать документ/сообщение». Благодаря такому решению пользователь получает желаемый функционал без необходимости оплаты разработки создания нового виджета.
Рис. 2. Кнопка «Создать документ»
Рис. 3. Окно быстрого выбора журнала
Кейс №2. Тема требования: Кастомизация регистрационных карт и их атрибутов.
Что в коробке: в типовом решении LDM преднастроены 4 регистрационных карточки (РК) документов (РК «Входящий документ», РК «Исходящий документ», РК «Внутренние/ОРД» и РК «Договорной документ») с большим набором атрибутов.
Причина GAP: не всегда существующие атрибуты регистрационной карточки документа соответствуют требованиям заказчика в следствие практики работы его компании. Заказчику может потребоваться создать новую регистрационную карту, например, РК «Документ закупочной деятельности» со своим набором полей. Или дополнить существующую карту новым атрибутом, таким как, например, «Дата отправки счета» или «Номер сертификата».
Устранение GAP: требование реализуется с помощью функциональности low-code платформы LDM, в которой есть возможность через раздел кастомизации карточек добавлять или редактировать существующие регистрационные карты, управлять полями, а также наполнять справочники нужной информацией.
Рис. 4. Кастомизация полей регистрационной карты
Кейс №3. Тема требования: Удаление системного элемента.
Что в коробке: в типовом решении LDM есть информационные элементы, являющиеся системными, без предусмотренной возможности их удаления.
Причина GAP: есть прецеденты, когда заказчики просили удалить системный элемент. Например, в поле, где устанавливается срок исполнения, помимо даты есть «окошко» с выбором времени, которое является нежелательным для клиента.
Устранение GAP: в качестве «не затратного» решения задачи для соответствующего поля устанавливается значение по умолчанию.
Рис. 5. Окно создания сообщения
Кейс №4. Тема требования: Управление статусной моделью документов.
Что в коробке: в решении есть ряд стандартных типов «управляющих» сообщений: Задание, На исполнение, На ознакомление, На подписание, На согласование, Отчет и т.п. Из них складывается статусная модель документов. Так как именно сообщения определяют, какую операцию пользователю необходимо произвести с документом: подписать, согласовать, исполнить и т.д.
Рис. 6. Стандартные типы сообщений
Причина GAP: стандартных типов сообщений может быть недостаточно для потребностей Заказчика. Часто Заказчики выставляют требование о наличии «управляющих» сообщений «На визирование», «На разработку документа» и т.п., которые не входят в базовую поставку.
Устранение GAP: задача решается средствами настройки системы для создания новых типов сообщений с указанием требуемых параметров.
Рис. 7. Пример настройки нового типа сообщения
Кейс №5. Тема требования: Изменение разделов регистрационной карточки.
Что в коробке: в типовом решении LDM каждая регистрационная карточка документа состоит из стандартных разделов: «Основные реквизиты», «Файлы документа», «Маршрут», «Дерево сообщений», «Лист согласования» и «Связанные документы».
Рис. 8. Структура разделов регистрационной карты
Причина GAP: на практике были требования по объединению разделов регистрационной карточки. Например, заказчику было необходимо объединить два раздела в один и дать ему новое название. Так требовалось чтобы «Дерево сообщений» и «Лист согласования» отображались в рамках одного раздела, который бы назывался «Информация по движению документа».
Устранение GAP: требование реализовано благодаря возможности системы, предусматривающей кастомизацию регистрационных карточек документа с помощью настроек.
Рис. 9. Пример настройки разделов
Кейс №6. Тема требования: Управление правами пользователей.
Что в коробке: в системе LDM.Express «по умолчанию» настроена матрица прав для работы с документами.
Рис. 10. Права и привилегии
Причина GAP: иерархическое разграничение прав просмотра документов пользователей не настроено в системе «по умолчанию». Требуется организовать работу СЭД таким образом, чтобы рядовой сотрудник имел доступ только к своим (создаваемым) документам и к документам, направленным непосредственно ему. А руководители - к своим документам и документам своих подчинённых.
Устранение GAP: требование закрывается стандартной настройкой прав на просмотр документов пользователей в соответствии с принадлежностью к подразделению.
Кейс №7. Тема требования: Маршруты движения документов.
Что в коробке: в системе LDM есть преднастроенные типовые маршруты движения документов, по которым пользователь может направить документ на согласование, подписание и т.п., не создавая длинные маршруты вручную.
Причина GAP: заказчику может потребоваться изменить маршруты движения в соответствии с регламентами по согласованию/подписанию различных видов документов, принятых в компании.
Устранение GAP: осуществление требования производится на основе анкеты, в которой заказчик описывает основные процессы организации. На основании анкеты проводится корректировка маршрутов движения документов с помощью настроек системы (Рис.11). В дальнейшем предполагается, что уполномоченные сотрудники компании заказчика сами будут корректировать такие маршруты и/или добавлять новые.
Рис. 11. Пример настройки шаблона маршрута
Кейс №8. Тема требования: Сортировка сообщений.
Что в коробке: в части функциональности по обмену сообщениями (поручениями или заданиями) СЭД очень похожа на электронную почту. Стандартные средства системы (по аналогии с почтовыми приложениями для работы с e-mail) предоставляют возможность раскладывать сообщения по папкам в соответствии с задаваемыми правилами.
Причина GAP: сообщения, направленные от руководителя компании, должны отдельно отображаться в интерфейсе системы.
Устранение GAP: требование было выполнено с помощью создания дополнительной папки для сообщений от руководителя (Рис.12) с настроенным правилом (Рис.13) сортировки сообщений от соответствующего адресата. Заполнение папки происходит автоматически согласно установленному условию. После произведенной настройки сообщения от руководителя будут попадать в отдельную папку, что сведет к минимуму вероятность пропуска поручений сотрудником.
Рис. 12. Папка для поручений руководителя
Рис. 13. Редактор правил
Примечание: с помощью Редактора правил (Рис. 13) система также позволяет создавать и настраивать отдельные папки для каждого типа сообщений (Рис.14).
Рис. 14. Создание структуры папок по типам сообщений
Кейс №9. Тема требования: Настройка отчетов.
Что в коробке: в состав поставки системы LDM.Express входит 5 стандартных отчетов.
Причина GAP: компании формируют управленческую отчетность по разнообразным критериям. Заказчикам решения требуется для работы многообразие отчетов, не содержащихся в типовой поставке в явном виде.
Устранение GAP: требуемые (дополнительные) отчеты можно создавать и настраивать, воспользовавшись опцией фильтрации документов. Допускается производить фильтрацию по всем атрибутам карточки документа, что дает возможность получения разнообразных вариантов представления аналитических данных, которые по желанию пользователей выгружаются в файлы форматов Excel или Word.
Рис. 15. Фильтрация документов по реквизитам
Кейс №10. Тема требования: Присваивание регистрационного номера.
Что в коробке: в LDM.Express заложена базовая концепция регистрации документов при которой сначала заполняется карточка документа, а при сохранении присваивается регистрационный номер. Только после этого документ возможно направить по маршруту, например, на согласование или подписание.
Причина GAP: изменение концепции регистрации по требованию заказчика. Следует регистрировать документ и присваивать ему регистрационный номер только после его окончательного согласования.
Устранение GAP: такое требование можно выполнить с помощью настройки системы. Для этого создается промежуточный журнал регистрации, в котором будет учитываться согласуемый документ. После проведения процедур согласования и подписания, документ следует перерегистрировать в другом журнале «завершенных» документов с нужной номенклатурой.
Кейс №11. Тема требования: Регистрация вложенных файлов.
Что в коробке: в типовом решении LDM предусмотрена регистрация файлов только через создание вручную карточки документа с последующим прикреплением файла.
Причина GAP: необходима автоматическая регистрация нового документа (например, присвоение внутреннего входящего номера) сразу после загрузки файла документа в качестве вложения в поручение.
Устранение GAP: произведенные настройки в рамках возможностей системы позволили автоматически регистрировать вложенный файл как новый документ с регистрационным номером в отдельно созданном журнале регистрации.
Кейс №12. Тема требования: Ведение номенклатуры дел.
Что в коробке: в решении предусмотрен справочник «Номенклатура дел», но при поставке он пустой и не связан с полями на регистрационных карточках.
Причина GAP: заказчику необходимо вести номенклатуру дел организации.
Устранение GAP: требование обеспечивается заполнением справочника Номенклатура (номер архивного хранения) и созданием нового поля в карточке, чтобы в будущем в архиве иметь возможность фильтровать документы по полю «Номенклатура дел».
Рис. 16. Пример создания записи в справочнике "Номенклатура дел"
Кейс №13. Тема требования: Контроль за поручениями.
Что в коробке: в функциональности решения LDM заложены несколько вариантов реализации процессов, которые можно использовать для контроля за исполнительской дисциплиной.
Причина GAP: сотрудникам необходимо вести контроль за поручениями, направленными к пользователю и от пользователя. В системе есть несколько возможностей для организации процесса контроля за поручениями, вследствие чего заказчику требуется определиться с желаемым способом реализации.
Устранение GAP: можно использовать несколько возможностей системы:
- рассылка на электронную почту по текущим поручениям(утренний дайджест - ежедневная рассылка уведомлений на электронную почту пользователя о текущих документах, находящихся у него в работе с указанием сроков исполнения или напоминание за N дней о наступлении даты исполнения);
- использование преднастроенных канбан-досок для контроля поручений полученных пользователем «Мои задачи» (Рис.17) и отданных/отправленных пользователем «На контроле» (Рис.18).
Рис. 17. Канбан-доска «Мои задачи»
Рис. 18. Канбан-доска «На контроле»
Кейс №14. Тема требования: Принятие решения по документу.
Что в коробке: один из основных процессов в СЭД – это процесс согласования документа. В системе LDM предусмотрены положительный и отрицательный результат согласования, а также возможность перенаправить или делегировать сообщение (Рис. 19).
Рис. 19. Варианты принятия решения в сообщении
Причина GAP: так как процесс согласования документов не всегда может проходить за один цикл взаимодействия сотрудников, то у «согласующего» сотрудника должна быть возможность вернуть документ сотруднику «инициатору» согласования (ответственному за процесс согласования) с указанием своих замечаний/предложений. После коррекции документа, ответственный за согласование сотрудник снова направляет его «согласующему» сотруднику.
Устранение GAP: чтобы не создавать новые кнопки, такие как "Отправить правки", "Вернуть инициатору", было предложено использовать кнопку "Перенаправить", которая уже есть в типовом решении. При перенаправлении сообщения (в системе термин «сообщение» имеет значение «поручение» или «задание») согласующий сотрудник получает возможность в виде задания указать замечания/предложения и направить их ответственному. После чего ответственный за процесс согласования сотрудник получит сообщение с комментариями «согласующего» сотрудника для продолжения работы над документом.
Подводим итоги
Стратегия Fit-Gap-анализа позволяет специалистам нашей компании структурированно подойти к процессу обработки требований заказчика и выявлению разрывов на начальном этапе проекта.
В статье мы перечислили наиболее частые кейсы запросов заказчиков и рассказали, как стандартные возможности low-code системы LDM.Express позволяют закрыть такие требования. Гибкая функциональность системы дает возможность штатными средствами снимать большое количество вопросов по реализации требований пользователей.
Вполне вероятно, что у заказчиков могут возникнуть более серьезные случаи, чем в приведенных примерах. В этом случае наши специалисты уже переходят к разработке дополнительных опций.
У вас есть вопросы и вы хотите узнать больше? Свяжитесь с нами!