Автоматизация деловых мероприятий

Решение автоматизирует организацию, продвижение и проведение деловых мероприятий для средних по размеру коммерческих и некоммерческих организаций. Позволяет стандартизировать процесс проведения мероприятий, сделать его более эффективным, прозрачным и отслеживаемым.

Преимущества решения

  • Простой и лёгкий для понимания интерфейс, который не требует длительного обучения
  • Решение само ведёт организатора по стадиям (чек-листу) организации мероприятий
  • Проектный менеджмент для контроля выполнения задач исполнителями
  • Сбор всей информации о мероприятии в одном месте (включая файлы, задачи, обсуждения)
  • Аналитика по мероприятиям, их бюджету и достигнутым целям – целостная картина результатов работ
  • Применимость для онлайн и офф-лайн мероприятий различного содержания: маркетинговые мероприятия, семинары, заседания, протокольные встречи, выездные инспекции и т.д.
  • Быстрота внедрения - решение легковесное, основано на стандартных объектах CRM

Предпосылки для внедрения

  • Большое количество однотипных деловых мероприятий, в том числе в некоммерческих организациях. Несколько организаторов, в том числе работающих на удалении друг от друга (например, в разных филиалах).
  • Недостаток системности в организации мероприятий, использование множества разрозненных инструментов, включая Email и Excel.
  • Понимание, что автономные специализированные системы планирования мероприятий слишком сложны, дороги и избыточны по функционалу для имеющихся задач и кадрового состава.
  • Использование в организации Microsoft Dynamics CRM либо Microsoft Dynamics 365, либо интерес к этим системам

Функциональность решения

Проектный менеджмент и управление мероприятиями

  • Настраиваемый, ролеориентированный интерфейс
  • Быстрое создание новых мероприятий по шаблонам, возможность копировать существующие мероприятия
  • Система ведёт организатора мероприятия по стадиям проведения мероприятия (гибкому чек-листу):
    • Планирование (сбор информации, целеполагание, создание задач исполнителям)
    • Организация (выполнение задач, занесение расходов и доходов)
    • Подведение итогов (аналитика, отчёт организатора)
  • План действий в виде задач, назначаемых на ответственных, с отслеживаемыми сроками и степенью выполнения задач
  • Коммуникация по задачам через комментарии, загружаемые файлы

Инструменты для продвижения и проведения мероприятий

  • Список мероприятий для размещения на сайте для выбора участниками
  • Создание посадочной страницы (лендинга) для мероприятия по шаблону, с функцией регистрации
  • Email рассылка приглашения на мероприятие по фильтрованным спискам (статическим, динамическим), с подсчётом открытий, откликов
  • Экспорт и печать списка зарегистрировавшихся участников
  • Печать бейджей (генерация макетов в Excel даёт возможность вручную подправить информацию перед печатью)

Контроль исполнения и аналитика

  • Возможность разграничения доступа к функциям решения
  • Единый справочник бюджетных статей доходов и расходов, свои статьи на каждый проект
  • Расход и доход на мероприятие утверждается заранее, вносится как запланированный или незапланированный
  • Отчёт по индивидуальному мероприятию, по целевым и финансовым показателям (доходам и расходам с детализацией по статьям)
  • Отчёты по выборке мероприятий с произвольными фильтрами (например по типам кампаний, организаторам)

Скриншоты

Создание нового мероприятия, с целями и планом действий
Печать бейджей из автоматически сгенерированного Excel файла
Аналитика: фильтр мероприятий по их типам, с графиком
Аналитика: общие финансовые показатели мероприятий по месяцам
Аналитика: анализ план-факта доходов с детализацией