Автоматизация деятельности закупочного подразделения компании
Преимущества решения
- Повышение прозрачности закупочной деятельности;
- Обеспечение конфиденциальности полученных предложений;
- Сокращение времени на подготовку и проведение закупочной процедуры;
- Увеличение производительности труда сотрудников;
- Согласование и утверждение тендерной документации в рамках внутренних подразделений компании;
- Рейтинг партнеров, недопущение к участию недобросовестных поставщиков;
- Формирование базы потенциальных поставщиков;
- Автоматическая рассылка приглашения с необходимой документацией поставщикам для участия в тендере;
- Автоматический анализ полученных предложений и определение кандидата в победители тендера;
- Автоматическое формирование протокола закупочной комиссии о выборе поставщика;
- Оперативное формирование дочерних закупочных процедур для разделения основной закупочной процедуры, а также организация "второго круга" тендера;
- Передача в учетную систему закупочной спецификации и информации о победителе процедуры для подготовки проекта договора;
- Консолидированная отчетность;
- Контроль загруженности сотрудников;
- Интеграция с внешней тендерной площадкой;
- Централизованное хранение документации по всем закупочным процедурам;
- Проведение закупок в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Функциональность решения
Для удобства проведения тендеров, бизнес-процесс разделен на несколько стадий.
Стадия 1. Создание закупочной процедуры
На первом этапе работы с системой, необходимо создать новую закупочную процедуру, указав всех сотрудников, участвующих в закупочной процедуре, и критерии выбора победителя. На данной стадии в системе формируется закупочная спецификация.
Стадия 2. Согласование и утверждение
Вся информация по созданной закупочной процедуре направляется на согласование и утверждение руководству. В случае обнаружения несоответствий, происходит возврат на первую стадию для доработки. В случае утверждения процедуры, происходит переход на этап рассылки приглашений поставщикам к участию в тендере.
Стадия 3. Рассылка уведомления и сбор предложений
На данном этапе происходит автоматическая персонифицированная рассылка писем-приглашений, содержащих стандартизированную тендерную документацию.
Поставщику необходимо лишь заполнить все присланные документы (спецификации) и отправить их ответным письмом. При получении письма от поставщика система автоматически прикрепляет ответное письмо к соответствующей закупочной процедуре.
Стадия 4. Определение лучшего предложения
На дату завершения тендера, система производит автоматическую обработку («вскрытие конвертов») всех поступивших предложений от поставщиков с автоматическим разбором присланной спецификации. Закупщик может сформировать отчет по всем присланным предложениям, в котором система ему предложит оптимальный вариант разделения спецификации по поставщикам. Закупщик может либо согласиться с предложенным вариантом либо внести необходимые коррективы.
Результат работы тендерной комиссии по выбору победителя отражается в карточке закупочной процедуры. Там же прикрепляется «Протокол выбора победителя».
Стадия 5. Утверждение и завершение закупочной процедуры
На данном этапе утверждается победитель закупочной процедуры, после чего происходит автоматическое формирование проекта договора с поставщиком-победителем, содержащим как его реквизиты, так и его условия поставки в соответствии с закупочной спецификацией. Информация о лучшем предложении и договор отправляются поставщику-победителю, таким образом тендер считается завершенным.
Скриншоты
