Электронное досье (архив) клиента

Решение позволяет организовать процессы создания и ведения досье клиента во фронт-офисных системах компании: наладить процессы комплектации, работы с документами, передачи на хранение и отслеживание нахождения оригиналов документов. Решение «ЦМД-софт: Электронное досье клиента» предоставляет доступ к информации об электронных образах и местонахождению бумажных документов сотрудникам всех подразделений организации в соответствии с их правами доступа. Благодаря технологическим особенностям реализации решения поддерживаются процессы работы как с оригинальными бумажными документами, так и с их электронными версиями.

Функциональные возможности решения:

• Формирование и комплектация досье клиента. Решение позволяет автоматически сформировать досье клиента на определённом этапе бизнес-процесса и прикрепить все необходимые документы, информация о которых загружена в систему. Одновременно с этим, функциональность системы снабжена гибким алгоритмом, позволяющим осуществлять проверку на комплектность документов в соответствии с требованиями этапа выполняемого процесса. Решение отслеживает факт предоставления каждого документа, наличие его электронной копии и, в том случае, если какой-либо обязательный документ не был добавлен в досье, система проинформирует сотрудника о недостающих документах. Также, при необходимости, решение позволяет объединить несколько досье в так называемые «Сшивы» (Дела).
• Движение досье и ведение полной истории. Каждое перемещение досье клиента с оригиналами документов комплектуется и производится на основании генерируемого в системе по запросу ответственного сотрудника передаточного Акта (описи). Функциональность решения позволяет отследить все перемещения досье с бумажными документами: отправку в хранилище, перемещение в архив или выдачу по запросу сотруднику.
• Довложения к досье. В решении предусмотрен механизм добавления документов к существующему досье, переданному в хранилище. Этот механизм позволяет пополнять досье новыми и актуализированными документами. Перемещение довложений организовано по аналогии с движением досье, но при попадании в хранилище документ из довложения прикрепляется к досье.
• Помещение досье на хранение. В решении организован учет мест хранения досье с сохранением истории перемещений внутри хранилища. При создании нового места хранения происходит автоматический поиск свободного места по алгоритмам, позволяющим наиболее оптимально расположить документы в хранилище. При этом, если сотрудника не устраивает место, предложенное системой, он может самостоятельно произвести выбор подходящего места. Совокупность всех мест хранения в системе представляет собой картотеку хранилища, которая позволяет быстро находить расположение требуемого досье.
• Отчеты по просрочкам отправки, принятия и заполнения досье. Мощные средства отчётности, заложенные в систему, позволяют получать картину по всем этапам «жизненного цикла» электронных досье. Например, запросить отчет по всем досье, у которых были задержки в отправке или принятии в хранилище. А также, есть возможность получения отчетов по досье, прикрепление документов к которым не было произведено в установленный срок. Наличие таких инструментов позволяет отслеживать проблемные места в бизнес-процессе и своевременно вносить корректировки в него.
• Дополнительные возможности. С целью упрощения и ускорения работы сотрудников с документами и досье был разработан ролевой интерфейс, позволяющий существенно облегчить и работу конечных пользователей с решением. Для автоматизации работы с электронными версиями документов, помимо загрузки файла образа документа с компьютера сотрудника, возможно производить непосредственное прикрепление документов к досье, в процессе оцифровки через сканер или веб-камеру.