Внутригрупповые операции в SAP Business One (Intercompany Integration Solution)

Решение создано для компаний со множественными бизнес-единицами, филиалами и подразделениями, использующими SAP Business One и консолидирующими финансовую отчётность.

Сложность консолидации бухгалтерии возрастает с увеличением количества бизнес-единиц и транзакций между ними, неоднородности бухгалтерской информации, использования разных валют и языков, а также с соблюдением требований МСФО к консолидации финансовой отчетности группы компаний. Решение помогает снизить эту сложность, уменьшить количество ошибок и добиться оперативной консолидации финансовой информации и отчётности. Также, решение помогает с межфирменными закупками и соответствием регуляторным требованиям.

Преимущества решения

Автоматизация внутригрупповых операций.
Консолидация, координация и просмотр справочников по всем бизнес-единицам, которые используют SAP Business One – без трудоёмкой ручной сверки или двойного ввода данных.
Консолидация финансовой информации по операциям для отчётности, получение данных о выполнении продаж индивидуальных бизнес-единиц или оптимизация межфирменных закупочных транзакций.
Уменьшение времени и усилий, связанных с межфирменными транзакциями, а также уменьшение дорогостоящих ошибок от ручной сверки и объединения информации.
Видимость всех бизнес-единиц для принятия решений и соответствия регуляторным требованиям.

Функциональность решения

С технической точки зрения, решение состоит из следующих компонентов:

Аддон для внутрихолдинговой интеграции, расширяющий функциональность SAP Business One для работы с межфирменными транзакциями.
Межфирменная административная консоль (веб-приложение): центральный модуль настройки и мониторинга потока межфирменных сообщений.
Межфирменные интеграционные сценарии: пакет преднастроенных сценариев консолидации с возможностью настройки своего собственного сценария.

Далее мы рассмотрим решение с функциональной точки зрения.

Функциональная схема

Обмен общей бизнес-информацией

Решение синхронизирует общую информацию по всем бизнес-единицам, что позволяет иметь общую базу для консолидации и устраняет ручной труд при сверке.

К общей информации относятся:

Справочник товаров и услуг
Справочник контрагентов
Товарные спецификации
Прайс-листы
Сервисные контракты и карточки оборудования клиентов
Кастомизированные поля (UDF и UDT), если такие нужны компаниям

Стандартизация бизнес-процессов

Решение автоматизирует бизнес-процессы консолидации:

Возможна настройка многоуровневой консолидации, имеется настройка миноритарной доли. Каждая компания внутри группы может иметь свой план счетов.
Консолидация выполняется в отдельной базе данных, где хранятся только финансовые операции (главная книга).
Главная книга может консолидироваться по локальной валюте каждого подразделения группы или по системной валюте (единая валюта для группы компаний).
Каждый счет главной книги имеет свою настройку для пересчета в валюту (исторический курс, средний курс, курс на отчетную дату).
Сопоставление ключевой информации для консолидации происходит автоматически по описаниям, либо с помощью загрузки шаблона Excel.

Также решение автоматизирует межфирменные бизнес-процессы. При вводе межфирменной транзакции, решение автоматически создаёт зеркальную межфирменную проводку в другой бизнес-единице. При этом форма проводки стандартна и прозрачна для анализа.

Межфирменные бизнес-процессы включают в себя:

Межфирменную торговлю и обмен такими документами, как заказы на закупку, поступления, счета-фактуры (инвойсы) и кредит-ноты.
Межфирменные распределения доходов и расходов в главной книге по бизнес-единицам, с автоматическими проводками по межфирменным счетам.
Распределение затрат из счётов-фактур головного офиса по филиалам.
Централизованные платежи, дающие возможность бизнес-единицам делегировать платежи другим компаниям, с автоматическими проводками по межфирменным счетам.

Обзор бизнес-активностей и финансовых результатов, контроль и организация совместной работы

Решение предлагает богатый выбор отчётности:

Консолидированные балансы контрагентов (Consolidated Balances by Business Partner)
Баланс по бизнес-единице (Branch Balances)
Остатки на складах бизнес-единиц (Branch Inventory in Warehouse)
Анализ продаж бизнес-единиц (Branch Sales Analysis Report)
Отчет о неучтенных внутригрупповых операциях (Unposted Intercompany Transactions Report)
Отчет о внутригрупповых операциях (Intercompany Transaction Report)

Поддерживается функция Удаленного запуска запросов, позволяющая создавать кастомизированные отчёты в Мастере запросов или Генераторе запросов в SAP Business One.

Недостаточно автоматизировать межфирменные бизнес-процессы и предоставить прозрачность операций бизнес-единиц. Решение позволяет контролировать и организовывать совместную работу сотрудников разных бизнес-единиц группы компаний.

Функции контроля и обеспечения совместной работы:

Проверка кредитного лимита. Позволяет сотрудникам ограничить создание документов продаж для клиентов и настроить вывод уведомления, основанного на общем кредитном лимите контрагента, установленного на уровне группы компаний.
Организация межфирменного рабочего процесса. Позволяет бизнес-единице принять или отказаться от входящих межфирменных транзакций, и уведомить об этом бизнес-единицу, создавшую эти транзакции.
Уведомления о бизнес транзакциях. Позволяет в режиме реального времени уведомлять получателей межфирменных транзакций с помощью сообщений и электронной почты, прикладывая к ней исходные документы.
Поддержка разных валют и локализаций SAP Business One, включая отдельные планы счетов для каждой компании.