Организация проекта по внедрению BPM

Автор: Василий Марченко
Коммерческий директор компании ЦМД-софт
Данная статья будет полезна для компаний, которые находятся в начальной стадии проекта по организации системы управления процессами и производят сбор информации для планирования дальнейших шагов.
Концепция проекта
Обычно проект состоит из 3-х крупных стадий, каждая из которых предполагает реализацию определенного набора задач, направленных на достижение определенных результатов стадии.
Стадия «Диагностика»
На стадии Диагностики производится полный комплексный анализ бизнес-процессов компании. Стадия подразделяется на два этапа: этап анализа и этап моделирования бизнес-процессов.
Анализ происходит путем интервьюирования специалистов Заказчика и изучения существующей документации Заказчика (регламенты работы, отчетность и пр.) Результатом данной стадии является Альбом бизнес-процессов «AS-IS», содержащий в себе описание и наглядные (визуальные) схемы бизнес-процессов. Наиболее распространенная нотация, привычная для аналитиков и понятная людям бизнеса, является нотация условных обозначений BPMN 2.0, которая входит в комплект большинства систем, содержащих визуальные редакторы бизнес-процессов.
На этапе моделирования аналитики проводят классификацию, приоритезацию и оптимизацию выявленных бизнес-процессов. Формируется описание бизнес-процессов «TO-BE». Кроме этого, на данном этапе разрабатываются методы оценки и критерии успеха (включая плановые показатели) проекта, а также формируется его дальнейшая дорожная карта.
Результатами стадии Диагностика обычно являются:
- Альбом бизнес-процессов «AS-IS».
- Альбом бизнес-процессов «TO-BE».
- Требования к BPM-системе: функциональные и нефункциональные (интерфейс, лицензирование, отказоустойчивость, масштабирование и пр.).
- Требования к проектной команде (состав, численность, требуемые компетенции и пр.).
- Roadmap проекта внедрения BPM-системы, включающий в себя план-график автоматизации всего перечня бизнес-процессов, которые предполагается реализовать в системе.
- Состав работ, выполняемых самостоятельно (собственными ресурсами) и с привлечением сторонних Исполнителей.
- Критерии успеха, включая ключевые метрики оценки эффективности.
- Проект запроса предложения (англ. Request for proposal, RFP) на поставку BPM-решения для потенциальных поставщиков.
- Экономическое обоснование проекта (бюджет, расчет окупаемости, % эффекта как будет (улучшение) и пр.).
- Презентация для руководства компании.
Стадия «Внедрение»
Стадия Внедрения предполагает реализацию бизнес-процессов в соответствии с разработанными на предыдущей стадии документами. На данной стадии происходят запланированные организационные изменения в компании и автоматизация всего перечня бизнес-процессов, определенные для реализации в системе на предыдущей стадии.
Этапами проекта внедрения BPM-системы являются:
- Выбор и приобретение Системы, в соответствии с сформированными на предыдущей стадии требованиями.
- Выбор поставщика для внедрения решения (автоматизация процессов, выявленных на предыдущей стадии, в соответствии с планом-графиком работ).
- Разработка, настройка и запуск Системы в эксплуатацию.
Результатом стадии Внедрения является введенная в эксплуатацию BPM-система, обеспечивающая выполнение смоделированных на предыдущей стадии бизнес-процессов.
Стадия «Развитие»
На стадии Развития происходит непрерывный контроль и улучшение бизнес-процессов. После внедрения Системы Руководители получают возможность отслеживать текущие стадии и этапы процессов, контролируя работу в режиме реального времени. Система информирует об отклонениях от плановых характеристик и создает готовые отчеты по исполнительской дисциплине.
По итогам исполнения процессов и получения обратной связи от сотрудников, компания может в любое время корректировать процессы. Суть BPM — поддерживать стабильную работу и непрерывное развитие компании. С BPM-системой бизнес остается гибким и оперативно реагирует на все внутренние и внешние изменения.
Услуга «IT-консалтинг»
АО «ЦМД-софт» предоставляет услуги по организации системы управления процессами на стадиях Диагностики, Внедрения и Развития.
Наши эксперты помогут при решении проектных задач любой сложности и готовы подключиться к проекту на любой стадии его реализации.
Мы реализуем свои решения на следующих технологических платформах:
- Террасофт Creatio (бывш. Bpm’online)
- ELMA BPM
- Microsoft Dynamics 365
- Bitrix24