Организация проекта по внедрению BPM

В последнее время все больше компаний стали задумываться о переходе к процессному управлению. Данный подход (англ. Business Process Management, BPM) предполагает управление организацией с помощью моделирования и анализа бизнес-процессов и является эффективным инструментом для развития бизнеса.

Автор: Василий Марченко
Коммерческий директор компании ЦМД-софт


Данная статья будет полезна для компаний, которые находятся в начальной стадии проекта по организации системы управления процессами и производят сбор информации для планирования дальнейших шагов.

Концепция проекта

Обычно проект состоит из 3-х крупных стадий, каждая из которых предполагает реализацию определенного набора задач, направленных на достижение определенных результатов стадии.

Стадия «Диагностика»

На стадии Диагностики производится полный комплексный анализ бизнес-процессов компании. Стадия подразделяется на два этапа: этап анализа и этап моделирования бизнес-процессов.

Анализ происходит путем интервьюирования специалистов Заказчика и изучения существующей документации Заказчика (регламенты работы, отчетность и пр.) Результатом данной стадии является Альбом бизнес-процессов «AS-IS», содержащий в себе описание и наглядные (визуальные) схемы бизнес-процессов. Наиболее распространенная нотация, привычная для аналитиков и понятная людям бизнеса, является нотация условных обозначений BPMN 2.0, которая входит в комплект большинства систем, содержащих визуальные редакторы бизнес-процессов.   

На этапе моделирования аналитики проводят классификацию, приоритезацию и оптимизацию выявленных бизнес-процессов. Формируется описание бизнес-процессов «TO-BE». Кроме этого, на данном этапе разрабатываются методы оценки и критерии успеха (включая плановые показатели) проекта, а также формируется его дальнейшая дорожная карта.

Результатами стадии Диагностика обычно являются:

  1. Альбом бизнес-процессов «AS-IS».
  2. Альбом бизнес-процессов «TO-BE».
  3. Требования к BPM-системе: функциональные и нефункциональные (интерфейс, лицензирование, отказоустойчивость, масштабирование и пр.).  
  4. Требования к проектной команде (состав, численность, требуемые компетенции и пр.).
  5. Roadmap проекта внедрения BPM-системы, включающий в себя план-график автоматизации всего перечня бизнес-процессов, которые предполагается реализовать в системе. 
  6. Состав работ, выполняемых самостоятельно (собственными ресурсами) и с привлечением сторонних Исполнителей.
  7. Критерии успеха, включая ключевые метрики оценки эффективности.
  8. Проект запроса предложения (англ. Request for proposal, RFP) на поставку BPM-решения для потенциальных поставщиков.
  9. Экономическое обоснование проекта (бюджет, расчет окупаемости, % эффекта как будет (улучшение) и пр.).
  10.  Презентация для руководства компании.

Стадия «Внедрение»

Стадия Внедрения предполагает реализацию бизнес-процессов в соответствии с разработанными на предыдущей стадии документами. На данной стадии происходят запланированные организационные изменения в компании и автоматизация всего перечня бизнес-процессов, определенные для реализации в системе на предыдущей стадии.

Этапами проекта внедрения BPM-системы являются:

  1. Выбор и приобретение Системы, в соответствии с сформированными на предыдущей стадии требованиями.
  2. Выбор поставщика для внедрения решения (автоматизация процессов, выявленных на предыдущей стадии, в соответствии с планом-графиком работ). 
  3. Разработка, настройка и запуск Системы в эксплуатацию.

Результатом стадии Внедрения является введенная в эксплуатацию BPM-система, обеспечивающая выполнение смоделированных на предыдущей стадии бизнес-процессов.

Стадия «Развитие»

На стадии Развития происходит непрерывный контроль и улучшение бизнес-процессов. После внедрения Системы Руководители получают возможность отслеживать текущие стадии и этапы процессов, контролируя работу в режиме реального времени. Система информирует об отклонениях от плановых характеристик и создает готовые отчеты по исполнительской дисциплине.

По итогам исполнения процессов и получения обратной связи от сотрудников, компания может в любое время корректировать процессы. Суть BPM — поддерживать стабильную работу и непрерывное развитие компании. С BPM-системой бизнес остается гибким и оперативно реагирует на все внутренние и внешние изменения.

Услуга «IT-консалтинг»

АО «ЦМД-софт» предоставляет услуги по организации системы управления процессами на стадиях Диагностики, Внедрения и Развития.

Наши эксперты помогут при решении проектных задач любой сложности и готовы подключиться к проекту на любой стадии его реализации.

Мы реализуем свои решения на следующих технологических платформах: