Кейсы

Компания Примула упорядочила процессы казначейства, сократила срок получения отчётов от 1.5 месяцев до практически мгновенного (получив доступ к информации в реальном времени), обеспечила доверие и интерес к финансовой отчетности со стороны других подразделений компании и подняла уровень финансовой грамотности среди сотрудников всей компании.

Видео

Запись презентации истории успеха на SAP Бизнес Кампус 2020

О группе компаний «Примула»

Примула - один из крупнейших дистрибьюторов и производителей защитной автохимии в России, на рынке с 1993 года. Производит антикоррозионные и шумоизоляционные материалы под собственным брендом Prim, является официальным дистрибьютором голландского бренда VANGER и эксклюзивным дистрибьютором японского бренда TEKKO Autoceramics. Среди клиентов «Примулы» - 700+ автодилеров в 65 регионах России, в их числе известные бренды: Рольф, Major, Lada, Камаз, УАЗ и ЛИАЗ. Каждый 6й новый автомобиль в России обрабатывается защитными материалами, поставляемыми ГК «Примула».

До запуска проекта автоматизации финансового департамента, компания собирала всю отчётность в Excel по окончании месяца. Информация приходила по электронной почте через Outlook. Этот процесс был трудозатратным и сильно ограничивал бизнес, делая его непрозрачным. 

Среди негативных факторов можно перечислить:

• Невозможность анализа денежных потоков по юридическим лицам, статьям затрат
• Сложность планирования платежей, отсутствие понимания достаточности поступлений
• Данные по расчетным счетам – только в начале следующего месяца, очень укрупненно
• Детальный отчет о прибылях и убытках – только через 1,5 месяца
• Сложность взаимодействия с другими подразделениями

Цели проекта

Перед проектом автоматизации были поставлены четыре основные задачи, актуальные для трёх бизнес-единиц: 

Внедрение бюджетирования

Ведения Отчета ДДС на ежедневной основе

Постановка Управленческого учета с возможностью разноплановых аналитик

Систематизация процессов казначейства

Решение

Проекту внедрения предшествовали услуги консалтинга – специалистами ЦМД-софт на основе вводных данных от компании Примула была разработана методика построения управленческого баланса. Новую отчетность стало возможно собирать в Excel на ежедневной основе. Excel не был оптимален для достижения поставленных целей (формулы слетали, данные было сложно проверить, составление отчётов занимало очень много времени), но позволил формализовать алгоритмы, положенные в основу автоматизации.

Изначально при выборе платформы для автоматизации компания рассматривала решения на базе 1С, но после анализа выбрала за основу SAP Business One. В пользу SAP Business One сыграло прозрачное и понятное ценообразование, более низкая совокупная стоимость, репутация компании SAP и положительные отзывы реальных пользователей системы.

Компания «Примула» была готова изменить некоторые бизнес процессы, чтобы использовать лучшие бизнес-практики, заложенные в системе. Это позволило ограничиться настройкой стандартных возможностей финансового контура системы SAP Business One. Из дополнительных опций был подключён аддон по продвинутому бюджетированию, разработанный компанией ЦМД-софт в соответствии с требованиями вендора по реализации дополнительной функциональности.

Адаптация сотрудников к системе прошла достаточно быстро: сотрудники прошли обучение и уже через месяц легко ориентировались в программе.

Результаты

Автоматизация: -1 штатная единица

Информация в реальном времени

Уважение к финансовому департаменту

Проект структурировал и сильно облегчил работу финансового департамента, а также позволил руководству и финансовому директору компании видеть финансовые потоки в компании в реальном времени. Возросло доверие и интерес к финансовой отчетности со стороны других подразделений компании, а также вырос уровень финансовой грамотности среди сотрудников всей компании.

Среди позитивных результатов:

• Возможность контроля бюджета и анализ отклонений от плана в реальном времени, своевременное информирование руководителей соответствующих департаментов
• Упрощение и ускорение разнесения банковской выписки с загрузкой информации из клиент-банка: все расходы подцепляются из заявок с необходимыми аналитиками в виде статьи ДДС, подразделения, проекта, направления
• Формирование реестра платежей на основании всех заявок, который финансовый менеджер согласовывает и отправляет на оплату
• Построение отчета о прибылях и убытках в разрезе всех направлений на одном экране, с разбивкой по статьям на любую отчётную дату
• Увеличение скорости принятия решений и ускорение реакции на происходящие внешние и внутренние изменения
• Повышение эффективности сотрудников и освобождение времени текущего персонала освободилось время на выполнение других задач