Финансы и управленческий учет в SAP Business One

SAP Business One содержит следующие функциональные возможности для решения задач управленческого учета:

• Автоматизация работы с бюджетами.
• Обеспечение контроля исполнения бюджета.
• Согласование бюджетных заявок.
• Автоматизация построения реестра платежей.
• Прогнозирование кассовых разрывов на основе прогноза движения денежных средств.
• Учет операций в разрезе различных аналитических категорий (центров доходов и расходов, видов деятельности, товарных линеек и прочее).
• Автоматизация учета депозитов и займов.
• Оперативное формирование управленческих отчетов (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, платежный календарь, отчет исполнения бюджета).

В рамках решения автоматизированы следующие функциональные блоки:

Видео

Бюджеты по слоям

Среди основных задач, которые решаются с помощью модуля «Бюджеты», можно выделить следующие:

Модуль «Бюджеты» предназначен для решения следующих задач:

1. Разделение плановых значений в разрезе аналитических категорий (измерений), таких как:

• Статьи доходов и затрат
• Договоры
• Контрагенты
• Филиалы и подразделения (центры возникновения затрат и доходов)
• Виды деятельности
• Прочее

Набор аналитических категорий для плановых значений определяется индивидуально для конкретной компании. Бюджет компании заводится пользователем в специальной форме вручную, либо данные импортируются из Microsoft Excel.

2. Разграничение доступа пользователей к бюджетным данным.

В зависимости от того, какие категории пользователей задействованы в процессе бюджетирования, осуществляется настройка полномочий по блокам бюджетов (слоям). Например, начальнику отдела закупок будет доступен слой, который определяет доступ к статьям затрат, связанным только с процессом закупки и логистики.

3. Построение бюджета доходов и расходов от первоначальных смет до итогового плана.

Каждая смета (план подразделения, план по направлению деятельности) – это отдельный бюджетный слой. Данные по смете консолидируются в общий бюджет. С помощью бюджетных слоев можно построить различные уровни бюджетных данных.

4. Утверждение бюджета

Утверждение бюджета возможно только теми пользователями, у которых имеются соответствующие полномочия. Пока бюджет не утвержден, можно вносить правки в плановые значения. После утверждения бюджета редактирование становится невозможным.

5. Бюджетный контроль

На основе введенных бюджетных значений по статьям и аналитикам система производит контроль документов. Так, при формировании заявки на закупку услуг, инициатор будет иметь возможность увидеть превышение бюджета. В зависимости от специфики бизнес-процесса, в программе настраивается запрет на ввод документов, превышающих бюджет. Информация о соответствии затрат плановым суммам также доступна финансовому контролеру в процессе согласования.

Управление договорами

Договорной учет является важной составляющей управленческого учета, поскольку многие компании строят планирование доходов и расходов в разрезе договоров с клиентами и поставщиками.

В рамках решения для оптовых компаний были реализованы следующие опции:

• Ведение бюджета доходов и расходов в разрезе договоров.
• Контроль исполнения бюджета по договору.
• Визирование договоров.

Эти опции успешно дополняют стандартные возможности SAP Business One работы с договорами:

• Отслеживание документов по договорам.
• Автоматическое выставление счетов по договорам.
• Платежный календарь на основе договоров.
• Прогноз закупок и продаж на основе договоров.

Казначейство

Блок «Казначейство» охватывает функциональные возможности:

С помощью решения выстроен оптимальный процесс создания бюджетных заявок инициаторами-пользователями SAP Business One.

Инициатор получает первичные документы (счет на оплату или акт выполненных работ) от поставщика и заводит соответствующий документ в систему.

При сохранении документа автоматически запускается процедура согласования, этапы которой настраиваются под различные сценарии.

Сотрудник, согласующий документ, получает уведомление по внутренней почте. Утверждение, отказ или комментарий инициатору можно ввести непосредственно из окна этого уведомления.

В системе имеется ряд инструментов, позволяющих увидеть инициаторам и согласующим наглядный список заявок с их статусами и детальной информацией.

В самом документе согласующий может увидеть дополнительную информацию, а инициатор может проверить, включен ли его документ в реестр платежей.

Утвержденные заявки автоматически собираются в реестре платежей. Основным критерием формирования системных рекомендаций по оплате является указанная в заявке дата платежа.

Казначей принимает решение о том, какие предложенные платежи будут исключены из предложенного реестра за период.

Финальная версия реестра платежей направляется финансовому директору на согласование непосредственно из программы.

Данные из утвержденного реестра платежа могут быть выгружены в виде файла с платежными поручениями для последующей загрузки в клиент-банк.

Если компания работает с несколькими банками и формирует реестры на оплату с разных расчетных счетов, то возможна настройка любых форматов для любых банков с помощью инструментов SAP Electronic Formats Management (EFM).

Фактические платежи подтверждаются по мере получения банковских выписок. Благодаря функции импорта возможно загружать файлы из систем клиент-банк. После обработки банковских выписок менеджеры продаж получают уведомления о поступлениях по своим клиентам, что дает им возможность оперативно связываться с покупателями и договариваться об отгрузках.

Каждому фактическому платежу назначается статья движения денежных средств, что позволяет в дальнейшем построить отчет о движении денежных средств (cash flow).

Учет фактических операций доходов и расходов

Фактические операции по всем видам деятельности осуществляются следующим образом:

Операции по отражению выручки с продаж и себестоимости проданных товаров создаются автоматически по мере осуществления отгрузок клиентам.

Прямые затраты, как правило, тоже создаются автоматически в результате работы отдела закупок и логистики.

Косвенные затраты являются результатом создания утвержденных бюджетных заявок.

В программе предусмотрена возможность настройки шаблонов периодических проводок, таких, как начисление процентов по депозитам, кредитам и займам. Сотрудник финансового отдела получает уведомления по таким периодическим проводкам в определенные периоды, благодаря чему снижается риск потери данных.

Используя функциональность измерений, существенно повышается гибкость формируемых управленческих отчетов, так как любая операция в системе получает необходимые для этого аналитические признаки.

Каждая операция, проведенная в программе, имеет суммы в двух валютах – в национальной (например, рубли) и в системной. Системная валюта является дополнительной отчетной валютой, которая принята в компании. На основе этих данных управленческие отчеты могут быть сформированы в нескольких валютах.