Управление закупками в SAP Business One

Основными задачами отдела закупок является не только общение с поставщиком и размещение у него заказов на закупку, но и:

• Планирование закупок (расчет на основе спроса)
• Поддержание определённого количества продукции на складе
• Расчет комплектующих для производства
• Заказ продукции для нужд сотрудников
• Заказ продукции для нужд бизнеса
• Выбор наиболее выгодных предложений поставщиков

Исходя из списка обязанностей отдела закупок, представленных выше, можно сформулировать 3 главные области, в которых могут возникать проблемы:

• Планирование
• Работа с заявками
• Взаимоотношения с поставщиками

Ниже, подробно рассмотрен процесс того, как с помощью системы можно решать возникающие проблемы.

Видео

Весь процесс:

Процесс от закупки до оплаты:

Дополнительные затраты:

Возвраты поставщикам:

Планирование закупок (MRP)

Для целей планирования пополнения запасов в системе SAP B1 предусмотрен специальный ассистент, который, в конечном итоге, выдаёт рекомендации по закупкам на нужный период. На схеме ниже представлены кейсы, на основе которых можно создавать так называемые рекомендации.

Инструмент MRP прост в использовании. Пользователю необходимо открыть соответствующий пункт меню и пошагово заполнить критерии отбора, которые будут предложены ассистентом. Он существенно облегчает работу специалистов по закупке в компаниях, осуществляющих работу с большим количеством заказов для разных складов и подразделений.

Работа с заявками на закупку

Заявки в системе предназначены для инициации закупок различными структурными подразделениями и пользователями.

Все заявки в дальнейшем рассматриваются сотрудниками отдела закупок. В каждом документе фиксируется автор заявки:

В этом кейсе заявка на закупку подходит для использования идеально. Пошагово процесс в системе выглядит следующим образом:

1. Менеджер по продажам создает заказ клиента в системе.
2. На основе этого заказа создается заявка на закупку. Система хранит связь между этими документами.
3. Все последующие события по товарам в заказе, будут отображаться визуально в карте отношений и в строках заказа.
4. Менеджеры закупок имеют удобный отчет для просмотра заявки и приятия решений по дальнейшему размещению заказа у поставщика.
5. Система оповещает пользователей, участвующих в цепочке поставки, по мере наступления определенных событий.

Предложения поставщиков

Конкуренция в различных сферах бизнеса увеличивается с каждым днем, если сегодня вы работаете с одним поставщиком, то вполне вероятно, что завтра появятся еще несколько поставщиков, готовых предложить аналогичную услугу/товар по более выгодным условиям.

Перед сотрудником отдела закупок стоит задача – оперативно анализировать различные предложения поставщиков по срокам и ценам.

Для решения этой задачи с помощью SAP Business One работа пользователя строится на основе документа «Предложение поставщика»:

Последовательность действий:

1. В документе «Предложение» пользователь вводит товар и количество и отправляет запрос поставщику.
2. После получения ответа, например, в формате Excel он может вставить информацию напрямую в документ при помощи буфера обмена (ctrl+c ctrl+v).
3. Имея несколько предложений, менеджер отдела закупок может воспользоваться специальным отчетом, который поможет нам выбрать наиболее подходящее предложение. Цветом выделяются наиболее выгодные предложения, например, по количеству, цене, дате поставки:

Альтернативный вариант – электронный обмен информацией:

1. Таблицу документа «Предложение поставщика» можно отправить на почту поставщику.
2. Сотрудник компании поставщика, получив эту таблицу, сможет ввести цены и количества, которые готов поставить на указанную дату.
3. По мере получения ответа от поставщика данные предложения актуализируются автоматически.

Это лишь стандартный сценарий, который уже готов к работе. При необходимости, можно выполнять любые операции подобного рода.