Управление закупками в SAP Business One

SAP Business One позволяет автоматизировать работу отдела закупок и большинство закупочных бизнес-процессов.

Основными задачами отдела закупок является не только общение с поставщиком и размещение у него заказов на закупку, но и:

  • Планирование закупок (расчет на основе спроса)
  • Поддержание определённого количества продукции на складе
  • Расчет комплектующих для производства
  • Заказ продукции для нужд сотрудников
  • Заказ продукции для нужд бизнеса
  • Выбор наиболее выгодных предложений поставщиков

Исходя из списка обязанностей отдела закупок, представленных выше, можно сформулировать 3 главные области, в которых могут возникать проблемы:

  • Планирование
  • Работа с заявками
  • Взаимоотношения с поставщиками

Ниже, подробно рассмотрен процесс того, как с помощью системы можно решать возникающие проблемы.

Планирование закупок (MRP)

Для целей планирования пополнения запасов в системе SAP B1 предусмотрен специальный ассистент, который, в конечном итоге, выдаёт рекомендации по закупкам на нужный период. На схеме ниже представлены кейсы, на основе которых можно создавать так называемые рекомендации.

Инструмент MRP прост в использовании. Пользователю необходимо открыть соответствующий пункт меню и пошагово заполнить критерии отбора, которые будут предложены ассистентом. Он существенно облегчает работу специалистов по закупке в компаниях, осуществляющих работу с большим количеством заказов для разных складов и подразделений.

Работа с заявками на закупку

Заявки в системе предназначены для инициации закупок различными структурными подразделениями и пользователями.

Все заявки в дальнейшем рассматриваются сотрудниками отдела закупок. В каждом документе фиксируется автор заявки:

Бизнес-кейс использования заявок на закупку

Компания поставляет элитную продукцию строго под заказ клиента. Эта продукция производится на заводе у партнера. Процесс усложняется необходимостью согласовать требования о сроках заказчика и возможности производителя поставить продукцию. Менеджерам очень важно следить за ходом выполнения данного заказа, заранее предотвращая срывы сроков.

В этом кейсе заявка на закупку подходит для использования идеально. Пошагово процесс в системе выглядит следующим образом:

  1. Менеджер по продажам создает заказ клиента в системе.
  2. На основе этого заказа создается заявка на закупку. Система хранит связь между этими документами.
  3. Все последующие события по товарам в заказе, будут отображаться визуально в карте отношений и в строках заказа.
  4. Менеджеры закупок имеют удобный отчет для просмотра заявки и приятия решений по дальнейшему размещению заказа у поставщика.
  5. Система оповещает пользователей, участвующих в цепочке поставки, по мере наступления определенных событий.

Предложения поставщиков

Конкуренция в различных сферах бизнеса увеличивается с каждым днем, если сегодня вы работаете с одним поставщиком, то вполне вероятно, что завтра появятся еще несколько поставщиков, готовых предложить аналогичную услугу/товар по более выгодным условиям.

Перед сотрудником отдела закупок стоит задача – оперативно анализировать различные предложения поставщиков по срокам и ценам.

Для решения этой задачи с помощью SAP Business One работа пользователя строится на основе документа «Предложение поставщика»:

Последовательность действий:

  1. В документе «Предложение» пользователь вводит товар и количество и отправляет запрос поставщику.
  2. После получения ответа, например, в формате Excel он может вставить информацию напрямую в документ при помощи буфера обмена (ctrl+c ctrl+v).
  3. Имея несколько предложений, менеджер отдела закупок может воспользоваться специальным отчетом, который поможет нам выбрать наиболее подходящее предложение. Цветом выделяются наиболее выгодные предложения, например, по количеству, цене, дате поставки:

Альтернативный вариант – электронный обмен информацией:

  1. Таблицу документа «Предложение поставщика» можно отправить на почту поставщику.
  2. Сотрудник компании поставщика, получив эту таблицу, сможет ввести цены и количества, которые готов поставить на указанную дату.
  3. По мере получения ответа от поставщика данные предложения актуализируются автоматически.

Это лишь стандартный сценарий, который уже готов к работе. При необходимости, можно выполнять любые операции подобного рода.

Также читайте:

23.09.19

«Полимер Системс» повысила производительность на 20% с SAP Business One

12.08.19

Онлайн демо SAP Business One, бесплатно

06.06.19

Финансы и управленческий учет в SAP Business One