Бюджетирование в SAP Business One
Функция бюджетирования в SAP Business One проста в использовании, и концептуально может быть разделена на следующие блоки:
- Активация и настройка бюджетной функции
- Создание сценариев (вариантов) бюджета («плана» для последующего анализа)
- Фиксация хозяйственной деятельности («факта» для последующего анализа), с контролем бюджетных лимитов
- Анализ план-факта бюджетов в различных срезах и периодах через бюджетные отчёты
Бюджетное планирование (составление комплексных бюджетов, отвечающих целям предприятия) входит за рамки функциональности платформы SAP Business One. Однако, наша практика внедрения бюджетирования для малого и среднего бизнеса показывает, что объём информации для бюджетного планирования вполне позволяет провести его в Excel.
Кстати, бюджеты также могут использоваться и в управленческом учёте. Об особенностях настройки управленческого учёта в SAP Business One мы писали в предыдущей статье.
Если же Ваша компания плотно работает с бюджетами и требует продвинутой функциональности, вам подойдёт решение для продвинутого бюджетирования на SAP Business One. Например, вам станут доступны «слои бюджета» и автоматизация бюджетных процессов, о чём мы рассказываем в статье про продвинутое бюджетирование.
Ниже мы рассмотрим блоки стандартной функциональности SAP Business One.
Активация и настройка бюджетной функции
Бюджетная функция активируется галочкой «Инициализация бюджета» в настройках.
Следующий шаг - выбор способов бюджетного контроля, или проще говоря - действий при превышении бюджета:
- Ничего не делать
- Блокировать ввод проводки
- Выдавать пользователю предупреждение о превышении бюджета
- Отправлять проводку на согласование другим пользователям
- Уведомлять других пользователей
SAP Business One позволяет выбрать отдельные счета для бюджетирования, либо использовать все счета расходов и доходов (90-91 в плане счетов). Можно бюджетировать любые счета Главной Книги, в том числе и балансовые счета.
Наконец, нужно решить, будут ли Ваши бюджеты годовыми или месячными.
Сценарии бюджета
Сценарии бюджета позволяют моделировать варианты бюджета, причём один сценарий может базироваться на другом. Например, можно создать оптимистичный и пессимистичный вариант бюджета, составляющих соответственно 120% и 80% от основного.
Для создания сценария, для каждого счета, по которому ведётся бюджетирование, следует указать годовую сумму. Более продвинутый способ позволяет выбрать другой, зависимый счёт для расчёта суммы и тем самым сделать эту сумму динамической. Например, бюджет на премии может составлять 1% от выручки, а сам план на выручку может составлять 110% процентов от выручки прошлого года. Для создания бюджета для конкретных центров учёта (ЦУ) и проектов, их также указывают в сценарии.
Далее нужно выбрать коэффициенты распределения бюджета по месяцам в течение года. По умолчанию распределение равномерное на каждый месяц, но бизнес может учесть сезонность и, например, увеличить бюджеты на осень.
Все сценарии можно копировать, а также импортировать или экспортировать.
Фиксация хозяйственной деятельности
При использовании бюджетов, пользователь работает с системой как обычно, никаких особенных действий пользователю предпринимать не нужно.
Единственное отличие - при вводе финансовых документов, система выполняет проверку превышения остатка по статье бюджета. Если остаток будет превышен, будет выполнено действие, которое задано в настройках (выдача предупреждения, блокирование ввода и т.д.).
Контроль лимитов выполняется по дебету, контроль по кредиту и ЦУ не производится.
Бюджетные отчёты
Система имеет 5 встроенных отчётов, позволяющих проанализировать исполнение бюджетов (сумму и % отклонения) для каждого сценария с разных ракурсов:
- Классический отчёт по бюджету, показывающий «План-факт» по всем счетам сценария
- Баланс на основе бюджета
- Прибыль - убытки
- Пробный баланс
- Отчёты по бюджету в разрезе ЦУ
Внедрение функции бюджетирования
Компания ЦМД-софт готова помочь Вам внедрить функцию бюджетирования на основе продвинутой ERP платформы SAP Business One. Мы имеем опыт экспресс-внедрения платформы клиентам за 2 месяца. Все наши работы мы можем производить дистанционно.
Скриншоты
