Продвинутое бюджетирование в SAP Business One с решением от ЦМД-софт

В предыдущей статье мы описали стандартную функциональность бюджетирования в SAP Business One. Стандартная функциональность закрывает потребности большой доли компаний малого и среднего бизнеса. Её наиболее заметное ограничение – невозможность одновременного планирования по нескольким аналитикам. Это значит, что плановые значения бюджета не будут детализированы.

Однако, существуют компании, для которых это ограничение достаточно существенно, так как они подходят к бюджетированию очень детально и не могут опираться на цифры «из воздуха». Для осуществления более жесткого бюджетного контроля требуется, чтобы суммы бюджета состояли из «чего-то»: например, выручка должна быть запланирована по направлениям бизнеса, косвенные расходы – по подразделениям компании. Такой подход особенно актуален для организаций, обладающих разветвленной структурой (холдинги и территориально-распределенные компании).

Очевидно, что реализация этого подхода предполагает привязку бюджетных значений к различным предполагаемым активностям в системе. Именно для этих нужд мы создали «решение по продвинутому бюджетированию на SAP Business One».

Давайте «откроем капот» и посмотрим, как наше решение помогает компаниям контролировать бюджет.

Процесс бюджетирования «снизу-вверх»

Наше решение по продвинутому бюджетированию моделирует процесс бюджетирования «снизу-вверх». Как происходит типовой процесс такого бюджетирования?

  1. Руководители формируют бюджет на своём участке 

    В самом низу бюджетного процесса находятся «центры финансовой ответственности» (ЦФО). Это руководители отделов или участков, которые ответственны за свои расходы и доходы. За основу они берут в том числе:

    • Информацию о действующих и плановых договорах с клиентами и поставщиками
    • Операционные планы (закупки, производство, продажи)
    • Штатное расписание (сведения о заработной плате сотрудников)
    • Налоговое планирование

    На основе этой информации (после её экспертной оценки или на основе математического моделирования) руководители с обязанностью ЦФО создают бюджетные заявки и сметы, которые оправляют финансовому директору или комитету.

  2. Финансовый директор или комитет консолидирует и согласует бюджет

    Все бюджетные заявки и сметы аккумулируются на уровне финансового директора, либо бюджетного комитета. Бюджетные комитеты состоят из нескольких финансовых специалистов и облегчают процесс для финансового директора, однако требуют некоторой организации в работе.

    После консолидации заявок и смет становится понятна общая финансовая картина, и принимаются решения о коррекциях планируемых расходов и доходов, их перераспределении или оптимизации. На выходе получается итоговый, согласованный и утверждённый бюджет. 

  3. Постоянный контроль и исполнение бюджета

    В течение всего бюджетного периода каждому руководителю с обязанностью ЦФО необходимо оперативно сопоставлять свои фактические операции с бюджетными, а также получать отчёты формата «план-факт» для своего участка, например, по итогам месяца.

    Финансовым директорам и ТОП-менеджерам также необходимо оперативно отслеживать общую финансовую картину, а также аналитику в различных ракурсах.

Какие бюджеты наиболее важны?

Из нашего опыта, наиболее часто для автоматизации выбирается бюджет доходов и расходов, который составляется на основе смет. Количество разных смет может быть неограниченно, но типовыми сметами являются:

  • Смета коммерческого отдела («бюджет продаж»)
  • Смета производства
  • Смета по закупкам
  • Смета по налогам

Более того, чтобы избежать кассовых разрывов, компаниям важны конкретные даты трат и поступлений денежных средств. Поэтому компании следят не только за бюджетами доходов и расходов (БДР), но и за бюджетами движения денежных средств (БДДС).

Использование стандартной функциональности SAP Business One

Для реализации процесса продвинутого бюджетирования, наше решение базируется на стандартной функциональности SAP Business One и по максимуму её использует.

Стандартная функциональность, задействованная в нашем решении:

  • Сценарии бюджета
  • План счетов
  • Филиалы
  • Аналитики: измерения (центры учета), статьи ДДС, договоры, бизнес-партнёры, проекты
  • Шаблоны финансовых отчётов
  • Пользователи
  • Согласование (утверждение) маркетинговых документов 

Дополнения к функциональности SAP Business One

Чтобы полностью реализовать продвинутое бюджетирование, мы создали несколько доработок. Все доработки не затрагивают ядра системы и подключаются модульно (с помощью аддона).

В первую очередь, мы создали два новых понятия: Бюджетные операции и Бюджетные слои.

Бюджетная операция – это сумма предполагаемого расхода или дохода по конкретным статьям бюджета в разрезе конкретных аналитик. У каждой операции есть дата, за счёт чего мы можем сократить шаг бюджета до 1 дня (а не месяца, как в стандартной реализации). Общий бюджет получается суммированием всех бюджетных операций. Бюджетные операции вводятся вручную, либо могут быть загружены пакетом (DTW или копированием из Excel).

Бюджетный слой – это аккумуляция бюджетных операций для одного ЦФО, в разрезе разных аналитик. Например, бюджетный слой «бюджета на маркетинг» будет состоять из определенных статей затрат (рекламы, мероприятий и т.д.) по разным отделам и направлениям бизнеса. У бюджетного слоя есть права доступа – его смогут видеть только те, кому доступна эта информация.


С помощью дополнительной функциональности нашего решения, компании могут гибко настраивать процедуру согласования и утверждения бюджетов, а также использовать свои поля для отображения плановых значений в документах.

И наконец, мы добавили то, ради чего и проводится вся работа по бюджетированию: удобные отчёты в различных разрезах. Стандартные отчёты продолжают работать, но не могут отображать того, что мы добавили в систему.

Внедрение функции продвинутого бюджетирования

Компания ЦМД-софт готова помочь Вам внедрить функцию продвинутого бюджетирования на основе ERP платформы SAP Business One. Мы имеем опыт экспресс-внедрения платформы клиентам за 2 месяца. Все наши работы мы можем производить дистанционно.

Скриншоты

Также читайте:

25.06.20

Бюджетирование в SAP Business One

01.06.20

Использование Центров учета SAP Business One для ведения управленческого учета

14.05.20

Новая версия SAP Business One 10